Kami agak di seluruh tempat

Di sebalik tabir: Bagaimana kami menganjurkan pertemuan penuh syarikat dua kali setahun

Kami syarikat yang jauh-jauh. Kami mempunyai kira-kira 50 orang yang tersebar di 30 bandar di seluruh dunia. Dan sementara kami kebanyakannya berpusat di seluruh AS, kami juga mempunyai orang di Kanada, Inggeris, Sepanyol, Jerman, Hong Kong, dan Australia.

Ini bermakna kita tidak sering bertemu antara satu sama lain. Jadi dua kali setahun - sekali pada musim bunga dan sekali jatuh - kita terbang ke ibu pejabat kami di Chicago untuk memenuhi keperluan penuh syarikat. Meetups berlangsung seminggu penuh, Isnin hingga Jumaat, tetapi beberapa orang mula pulang ke rumah pada hari Khamis.

Meetups kebanyakannya bersifat sosial, tetapi kita cenderung untuk bercakap perniagaan pada hari pertama. Sesetengah orang bekerja dalam kumpulan, sesetengah orang hanya nongkrong, sesetengah orang mengatur untuk penceramah tetamu - orang boleh menggunakan minggu bagaimanapun mereka mahu. Tidak ada harapan selain menikmati masa anda di sini dengan semua orang.

Dua jenis koordinasi

Seperti yang anda boleh bayangkan, menyelaraskan 50 orang di 30 bandar untuk acara seminggu boleh menjadi satu cabaran. Terdapat dua jenis koordinasi: peribadi dan awam.

Koordinasi swasta kebanyakannya adalah 1: 1 seperti tempahan penerbangan dan hotel untuk setiap orang. Terdapat juga beberapa di sebalik koordinasi pemandangan dengan katerer dan vendor. Kredit utama pergi ke Andrea, pengurus pejabat kami, untuk menjaga hampir semua koordinasi swasta. Dia membantu semua orang dengan perjalanan, tempahan hotel, perancangan makan, dan koordinasi dengan mana-mana vendor luar yang kita perlu memastikan semuanya berjalan lancar.

Koordinasi awam adalah lebih lanjut mengenai memastikan semua orang tahu apa yang berlaku sepanjang minggu ini. Perkara seperti rundingan / sesi penjadualan, memastikan setiap orang dalam gelung jika sesuatu berubah, membuat pengumuman semasa pertemuan juga selepas beberapa jam sosial, berkongsi slaid / nota / pandangan, perbualan sosial yang berterusan umum, dan memastikan semua orang menikmati minggu sebanyak mungkin.

Mungkin tidak menghairankan kita menggunakan Basecamp 3 untuk menyelaraskan pertemuan. Mari pergi di belakang tabir dan saya akan menunjukkan kepada anda bagaimana kami melakukannya.

Basecamp 3 di tengah

Kami menyediakan Basecamp baru untuk setiap pertemuan. Ini adalah perkara biasa kita. Semua orang di dalam syarikat mempunyai akses kepadanya. Sebelum, semasa, dan selepas bertemu, segala-galanya berkaitan dengan kehidupan di dalam Basecamp tunggal ini. Semua dalam satu tempat, semua dalam satu alat - terpusat, teratur, dan selama-lamanya diarkibkan.

Dalam contoh ini, saya akan menunjukkan kepada anda pertemuan April 2016.

The Basecamp untuk pertandingan April 2016

Di dalam Basecamp ini, kami telah membolehkan lima daripada enam alat utama Basecamp: Papan Mesej, Sembang sembang, Dos, Jadual, dan Dokumen & Fail. Ini memberi kita semua yang kita perlukan dan bukannya harus menggunakan lima produk / alat berasingan untuk menjalankan meetup (e-mel untuk pengumuman besar semua orang harus melihat, Slack / Hipchat / Hangouts untuk berbual, alat penjadualan untuk penjadualan, semacam tugas / alat senarai untuk menyusun tanggungjawab dan kerja yang perlu dilakukan sebelum / semasa / selepas acara, dan Dropbox / GDrive / Box untuk fail dan artifak).

Bagaimana kami menggunakan setiap alat dalam "Basecamp" April 2016 Meetup "

Papan Mesej digunakan untuk pengumuman seluruh syarikat sebelum, semasa, dan selepas mesyuarat. Ini adalah perkara yang kita mahu memastikan semua orang melihat / menerima. Mereka adalah pemikiran lengkap, padang, cadangan, pengumuman, idea. Perkara-perkara yang penting, perkara-perkara yang sepatutnya berdiri sendiri dan bukannya dibincang oleh perbualan lain yang akan menolaknya.

Mesej, topik, ulasan - semuanya teratur dan berani untuk mengekalkan perbualan yang relevan bersama-sama

Api Perkhemahan digunakan untuk perbualan sosial. Orang ramai berkongsi gambar berapa lama garis keselamatan berada di O'Hare, orang melihat jika ada orang lain yang berjalan bersama ke pejabat, berkongsi gambar bodoh Jamie yang melakukan hal-hal Jamie yang bodoh, dan lain-lain.

Lama menunggu di lapangan terbang Chicago

Jadual adalah di mana kita menyiarkan semua makan malam, acara sosial, ceramah, dan sesi. Dengan cara ini semua orang tahu apa yang berlaku ketika. Jika anda ingin menjadualkan ceramah / sesi, cuma popkannya pada jadual dan Basecamp akan membiarkan semua orang tahu ia ada di sana. Ingin membincangkan bagaimana semua orang mendapat minuman selepas makan malam? Komen hak pada acara itu dan kemudian hanya mereka yang akan menghadiri akan mendapat pemberitahuan dan mengambil bahagian dalam perbincangan.

Setiap sesi, setiap hidangan, setiap pelayaran adalah jadual untuk semua orang dapat melihat dan menyertai

Dokumen & Fail memegang artifak. Dalam hal ini tidak banyak, tetapi kami menghubungkan Google Spreadsheet yang mempunyai maklumat penerbangan dan maklumat hotel untuk semua orang yang mengetahui siapa yang masuk ketika (dan bagaimana). Kami juga mempunyai jadual pendahuluan sebagai dokumen teks sebelum kami memuktamadkannya di Jadual rasmi (seperti yang ditunjukkan di atas). Kami sering akan mengumpul foto yang orang berkongsi dan menganjurkannya ke dalam folder juga. Dan yang terakhir, jika orang mahu berkongsi slaid atau nota, mereka akan sering menggugurkan mereka di sini juga.

Tidak banyak di sini kali ini, tetapi slaid / nota sering disimpan di sini

Jika ada kerja yang perlu dilakukan sebelum, semasa, atau selepas mesyuarat, kami akan membuat beberapa To-dos. Kali ini kami membuat tiga senarai yang sangat pendek - satu untuk barangan yang datang semasa pertemuan yang perlu dijadualkan, satu untuk barangan yang ditetapkan selepas waktu, dan satu untuk cadangan makanan. Pada masa lalu kita akan mempunyai senarai untuk mencadangkan penceramah tetamu, berbaris katering dan pembersihan, dan memastikan kami mempunyai cukup kaos untuk pergi.

Hanya beberapa senarai cepat untuk kekal teratur

Satu tempat untuk pergi, menunjukkan, dan tahu

50 orang dari 30+ bandar, semuanya berkumpul selama seminggu. Organisasi, perintah, dan harapan yang jelas adalah penting untuk menariknya. Mempunyai Basecamp tunggal yang ditubuhkan untuk menguruskan semua - dari komunikasi ke penjadualan untuk menyerahkan kerja untuk memastikan semua orang dalam gelung - membuat semua perbezaan.

Ada apa-apa soalan? Ingin tahu bagaimana kita melakukan ini atau itu? Letakkan komen di bawah dan kami akan cuba menjawab semua yang kami boleh. Terima kasih untuk membaca!

Mahu mengetahui lebih lanjut mengenai cara bekerja dari jauh? Kami menulis buku mengenai topik ini. Semak REMOTE: Pejabat Tidak Diperlukan. Ada acara yang hendak dijalankan? Ingin tetap teratur dan di atas segala-galanya? Lihat Basecamp 3 - ianya percuma untuk dicuba.