Vi er ganske over alt

Bak kulissene: Hvordan vi organiserer møtene våre med to selskaper hvert år

Vi er et stort sett eksternt selskap. Vi har rundt 50 mennesker spredt over 30 byer rundt om i verden. Og selv om vi stort sett er basert over hele USA, har vi også mennesker i Canada, Storbritannia, Spania, Tyskland, Hong Kong og Australia.

Dette betyr at vi ikke ser hverandre så ofte. Så to ganger i året - en gang på våren og en gang på høsten - flyr vi alle inn til hovedkvarteret i Chicago for et møte med full selskap. Møtene varer en hel uke, mandag til fredag, men noen begynner å reise hjem på torsdag.

Møtene er stort sett sosiale, men vi har en tendens til å snakke forretninger den første dagen. Noen mennesker jobber i grupper, noen henger med, noen ordner for gjesteforelesere - folk kan bruke uken slik de vil. Det er ingen andre forventninger enn å nyte tiden din her sammen med alle.

To typer koordinering

Som du kan forestille deg, kan det være en utfordring å koordinere 50 mennesker over 30+ byer for en ukes lang begivenhet. Det er to typer koordinering: privat og offentlig.

Privat koordinering er stort sett 1: 1 som å bestille flyreiser og hotell for hver person. Det er også noen bak kulissene koordinering med catering og leverandører. Stor kreditt går til Andrea, kontorsjefen vår, for å ha ivaretatt nesten all privat koordinering. Hun hjelper alle med reiser, hotellbooking, måltidsplanlegging og koordinater med alle eksterne leverandører vi trenger for å sikre at alt går greit.

Offentlig koordinering handler mer om å sørge for at alle vet hva som skjer i løpet av uken. Ting som å planlegge samtaler / økter, holde alle i loopen hvis noe endres, kunngjøre kunngjøringer i løpet av møtet også sosialt etter timer, dele lysbilder / notater / innsikt, generell pågående sosial skravling, og sørge for at alle liker uken like mye som mulig.

Det er sannsynligvis ingen overraskelse at vi bruker Basecamp 3 for å koordinere møtet. La oss gå bak kulissene, så viser jeg deg hvordan vi gjør det.

Basecamp 3 i midten

Vi satte opp en ny Basecamp for hvert møte. Det er vår felles grunn. Alle i selskapet har tilgang til det. Før, under og etter møtet, lever alle relasjoner til møtet i denne basecampen. Alt på ett sted, alt i ett verktøy - sentralisert, organisert og for alltid arkivert.

I dette eksemplet viser jeg møte i april 2016.

Basecamp for møtet i april 2016

Inne i denne Basecamp har vi aktivert fem av de seks grunnleggende Basecamp-verktøyene: Message Board, Campfire-chat, To-dos, Schedule, and Docs & Files. Dette gir oss alt vi trenger i stedet for å måtte bruke fem separate produkter / verktøy for å kjøre møtet (e-post for store kunngjøringer alle må se, Slack / Hipchat / Hangouts for chat, et kalenderverktøy for planlegging, en slags gjøremål / liste verktøy for å organisere ansvar og arbeid som må gjøres før / under / etter arrangementet, og Dropbox / GDrive / Box for filer og gjenstander).

Hvordan vi bruker hvert verktøy i "April 2016 Meetup" Basecamp

Message Board brukes til kunngjøringer i hele selskapet før, under og etter møtet. Dette er ting vi ønsker å sørge for at alle ser / mottar. De er komplette tanker, tonehøyder, forslag, kunngjøringer, ideer. Ting som er substansielt, ting som burde stå alene enn å bli trampet av andre samtaler som vil skyve det bort.

Meldinger, emner, kommentarer - alt organisert og gjenget for å holde relevante samtaler sammen

Leirbålet brukes til sosial skravling. Folk som deler raskt bilder av hvor lange sikkerhetslinjer er på O’Hare, folk ser om noen andre er rundt for å gå sammen til kontoret, deler et dumt bilde av Jamie som gjør dumme Jamie-ting osv.

Lenge venter på flyplassene i Chicago

Planen er der vi pop alle middager, sosiale arrangementer, samtaler og økter. Slik vet alle hva som skjer når. Hvis du vil planlegge en prat / økt, bare pop den i timeplanen, og Basecamp lar alle få vite at den er der. Vil du diskutere hvordan alle får drikke etter middagen? Kommenter rett på arrangementet, og da er det bare de som skal delta, som får varslene og deltar i diskusjonen.

Hver økt, hvert måltid, hver utflukt er i rute for alle å se og delta

Docs & Files inneholder gjenstandene. I dette tilfellet var det ikke mange, men vi koblet opp Google Regnearket som hadde alles flyinformasjon og hotellinfo slik at alle kunne finne ut hvem som kom inn når (og hvordan). Vi hadde også en foreløpig tidsplan som et tekstdokument før vi avsluttet det i det offisielle skjemaet (som vist over). Vi vil ofte samle bilder som folk deler og organiserte dem i mapper også. Og til slutt, hvis folk vil dele lysbilder eller notater, vil de ofte slippe dem inn her også.

Ikke mye her inne denne gangen, men lysbilder / notater lagres ofte her inne

Hvis det er noe arbeid som må gjøres før, under eller etter møtet, vil vi lage noen oppgaver. Denne gangen laget vi tre virkelig korte lister - en for ting som dukket opp i løpet av møtet som måtte planlegges, en for ting å sette opp ettermiddagene, og en for matforslag. I det siste ville vi ha lister for å foreslå gjesteforelesere, stille opp catering og opprydding, og sørge for at vi hadde nok t-skjorter til å gå rundt.

Bare noen få hurtiglister for å holde deg organisert

Et sted å gå, vise og kjenne

50 mennesker fra over 30 byer, alle sammen i en uke. Organisering, orden og klare forventninger er avgjørende for å trekke den av. Å ha en enkelt Basecamp satt opp for å administrere alt - fra kommunikasjon til planlegging til å tildele arbeid til å holde alle i loopen - gjør hele forskjellen.

Har du noen spørsmål? Nysgjerrig på hvordan vi gjør dette eller det? Slipp en kommentar nedenfor, så prøver vi å svare på alt vi kan. Takk for at du leste!

Vil du vite mer om hvordan du kan jobbe eksternt? Vi skrev en bok om emnet. Sjekk REMOTE: Kontor ikke påkrevd. Har du et arrangement å løpe? Vil du holde deg organisert og oppå alt? Ta en titt på Basecamp 3 - det er gratis å prøve.