Suntem cam peste tot

În culise: Cum organizăm întâlnirile noastre de două ori pe an cu întreprinderi complete

Suntem o companie de cea mai mare distanță. Avem aproximativ 50 de persoane repartizate în 30 de orașe din întreaga lume. Și, în timp ce ne bazăm în mare parte în toate SUA, avem și oameni în Canada, Marea Britanie, Spania, Germania, Hong Kong și Australia.

Aceasta înseamnă că nu ne vedem foarte des. Așadar, de două ori pe an - o dată în primăvară și o dată în toamnă - îi plimbăm pe toți în sediul nostru din Chicago, pentru o întâlnire cu întreprinderi complete. Întâlnirile durează o săptămână întreagă, de luni până vineri, dar unii oameni încep să plece joi spre casă.

Întâlnirile sunt de cele mai multe ori de natură socială, dar tindem să vorbim despre afaceri în prima zi. Unii oameni lucrează în grupuri, alții fac doar pasăre, alții aranjează vorbitori de oaspeți - oamenii pot folosi săptămâna oricum doresc. Nu există alte așteptări decât să vă bucurați de timpul petrecut aici cu toată lumea.

Două tipuri de coordonare

După cum vă puteți imagina, coordonarea a 50 de persoane din peste 30 de orașe pentru un eveniment de o săptămână poate fi o provocare. Există două tipuri de coordonare: privat și public.

Coordonarea privată este în cea mai mare parte 1: 1 ca rezervarea de zboruri și hoteluri pentru fiecare persoană. Există, de asemenea, unele coordonări în spatele scenei cu furnizorii de servicii de catering și vânzători. Credite majore se adresează Andrea, managerul biroului nostru, pentru a avea grijă de aproape toată coordonarea privată. Ea îi ajută pe toți să călătorească, să facă rezervări la hotel, să planifice masa și să se coordoneze cu orice furnizori externi de care avem nevoie pentru a ne asigura că totul merge bine.

Coordonarea publică se referă mai degrabă la a te asigura că toată lumea știe ce se întâmplă în cursul săptămânii. Cum ar fi programarea discuțiilor / ședințelor, menținerea tuturor în bucle dacă se schimbă ceva, făcând anunțuri în timpul întâlnirii și social după ore, împărtășind diapozitive / notițe / informații, chat-ul social continuu și asigurându-vă că toată lumea se bucură la fel de mult săptămâna. posibil.

Probabil nu este de mirare că vom folosi Basecamp 3 pentru a coordona întâlnirea. Să mergem în spatele scenei și vă voi arăta cum procedăm.

Basecamp 3 la mijloc

Am creat un nou Basecamp pentru fiecare întâlnire. Este terenul nostru comun. Toți cei din companie au acces la aceasta. Înainte, în timpul și după întâlnire, tot ce are legătură cu întâlnirea trăiește în cadrul acestui Basecamp. Toate la un loc, toate într-un singur instrument - centralizat, organizat și arhivat pentru totdeauna.

În acest exemplu, vă voi arăta întâlnirea din aprilie 2016.

Basecamp pentru întâlnirea din aprilie 2016

În cadrul acestui Basecamp am activat cinci dintre cele șase instrumente principale Basecamp: Board Board, chat Campfire, To-dos, Schedule și Docs & Files. Acest lucru ne oferă tot ce avem nevoie, mai degrabă decât să trebuiască să folosim cinci produse / instrumente separate pentru a rula întâlnirea (e-mail pentru anunțuri mari pe care trebuie să le vadă toată lumea, Slack / Hipchat / Hangouts pentru chat, un instrument de calendare pentru programare, un fel de a face / instrument de listă pentru organizarea responsabilităților și lucrărilor care trebuie realizate înainte / în timpul / după eveniment și Dropbox / GDrive / Box pentru fișiere și artefacte).

Cum folosim fiecare instrument în cadrul Basecamp-ului „Aprilie 2016 Meetup”

Consiliul de mesaje este utilizat pentru anunțuri la nivel de companie înainte, în timpul și după întâlnire. Acestea sunt lucruri pe care vrem să le asigurăm că toată lumea vede / primește. Sunt gânduri complete, aruncări, sugestii, anunțuri, idei. Lucruri de fond, lucruri care ar trebui să stea singure, mai degrabă decât să fie călcate de alte conversații care o vor îndepărta.

Mesaje, subiecte, comentarii - toate organizate și filetate pentru a ține împreună conversațiile relevante

Focul de tabără este folosit pentru conversațiile sociale. Oamenii care împărtășesc rapid imagini despre cât timp sunt liniile de securitate la O’Hare, oamenii văzând dacă mai este cineva în preajmă să meargă împreună la birou, împărtășind o imagine stupidă cu Jamie care face chestii prostești de Jamie etc.

Așteaptă mult timp pe aeroporturile din Chicago

Programul este locul în care vom poposi toate cinele, evenimentele sociale, discuțiile și sesiunile. În acest fel, toată lumea știe ce se întâmplă când. Dacă doriți să programați o discuție / ședință, trebuie doar să o introduceți pe program și Basecamp să anunțe toată lumea că este acolo. Doriți să discutați despre cum ajung toți la băuturi după cină? Comentați corect evenimentul și apoi numai cei care vor participa vor primi notificările și vor participa la discuție.

Fiecare sesiune, fiecare masă, fiecare ieșire este programată pentru ca toată lumea să vadă și să se alăture

Documente și fișiere deține artefactele. În acest caz, nu erau mulți, dar am conectat tabelul Google Spreadsheet care conținea informațiile despre zbor și informațiile despre hotel pentru toată lumea, astfel încât toată lumea să afle cine a venit când (și cum). Am avut, de asemenea, un program preliminar ca document text înainte de finalizarea acestuia în Programul oficial (după cum se arată mai sus). Adesea vom colecta fotografii pe care oamenii le împărtășesc și le organizăm și în foldere. Și, în sfârșit, dacă oamenii doresc să partajeze diapozitive sau note, le vor arunca adesea și aici.

Nu de mult aici de data aceasta, dar diapozitivele / notele sunt adesea stocate aici

Dacă există vreo muncă care trebuie efectuată înainte, în timpul întâlnirii sau după întâlnire, vom face unele măsurători. De data aceasta, am făcut trei liste cu adevărat scurte - una pentru chestii care au apărut în timpul întâlnirii care trebuiau programate, una pentru lucrurile de setat după ore și una pentru sugestiile alimentare. În trecut, aveam liste pentru sugerarea vorbitorilor de oaspeți, pentru alinierea serviciilor de catering și curățare și pentru a ne asigura că avem suficiente tricouri pentru a merge.

Doar câteva liste rapide pentru a rămâne organizat

Un loc unde să mergi, să arate și să știi

50 de persoane din peste 30 de orașe, toate reunindu-se timp de o săptămână. Organizarea, ordinea și așteptările clare sunt esențiale pentru a o elimina. Dacă aveți un singur Basecamp configurat pentru a gestiona totul - de la comunicare la programare, până la alocarea lucrărilor până la menținerea tuturor în buclă - face toată diferența.

Aveți întrebări? Curios cum facem asta sau asta? Aruncați mai jos un comentariu și vom încerca să răspundem la tot ce putem. Multumesc pentru citit!

Doriți să aflați mai multe despre cum să lucrați de la distanță? Am scris o carte pe această temă. Verificați la distanță: Office Nu este necesar. Ai un eveniment pentru a rula? Vrei să rămâi organizat și deasupra tuturor? Aflați Basecamp 3 - este gratuit să încercați.