Sme dosť všade

V zákulisí: Ako organizujeme naše dvojročné stretnutia s celou spoločnosťou

Sme väčšinou vzdialená spoločnosť. Máme asi 50 ľudí rozmiestnených v 30 mestách po celom svete. A zatiaľ čo sídlime väčšinou v USA, máme aj ľudí v Kanade, Veľkej Británii, Španielsku, Nemecku, Hongkongu a Austrálii.

To znamená, že sa veľmi často nevidíme. Takže dvakrát ročne - raz na jar a raz na jeseň - každý letíme do nášho ústredia v Chicagu na stretnutie s celou spoločnosťou. Stretnutia trvajú celý týždeň, od pondelka do piatku, ale niektorí ľudia sa vo štvrtok vydávajú domov.

Stretnutia majú väčšinou spoločenský charakter, ale prvý deň máme tendenciu hovoriť o biznise. Niektorí ľudia pracujú v skupinách, iní ľudia jednoducho visia, iní ľudia zariadia hosťujúcich rečníkov - ľudia môžu využívať týždeň, ako chcú. Neexistujú žiadne iné očakávania, než si užite čas so všetkými.

Dva typy koordinácie

Ako si viete predstaviť, koordinácia 50 ľudí v 30+ mestách na týždennú udalosť môže byť výzvou. Existujú dva druhy koordinácie: súkromná a verejná.

Súkromná koordinácia je väčšinou 1: 1 ako pri rezervácii letov a hotelov pre každú osobu. V zákulisí je aj koordinácia s poskytovateľmi stravovania a predajcami. Hlavný kredit patrí Andrea, nášmu kancelárskemu manažérovi, že sa postaral o takmer všetku súkromnú koordináciu. Pomáha každému s cestovaním, rezervovaním hotelov, plánovaním stravovania a koordináciou s akýmikoľvek externými predajcami, ktoré potrebujeme na zabezpečenie hladkého priebehu všetkého.

Verejná koordinácia je viac o tom, ako zabezpečiť, aby každý vedel, čo sa deje počas týždňa. Veci, ako je plánovanie rozhovorov / relácií, udržanie každého v slučke, ak sa niečo zmení, vydávanie oznámení počas stretnutia, aj spoločenské zdieľanie po hodinách, zdieľanie snímok / poznámok / prehľadov, všeobecné prebiehajúce sociálne rozhovory a zabezpečenie toho, aby si každý užíval tento týždeň rovnako ako je to možné.

Pravdepodobne neprekvapuje, že na koordináciu stretnutia používame program Basecamp 3. Pozrime sa na scény a ukážem vám, ako to robíme.

Basecamp 3 v strede

Na každé stretnutie sme vytvorili nový Basecamp. Je to naša spoločná reč. Prístup k nemu má každý v spoločnosti. Pred, počas a po stretnutí sa v tomto jedinom Basecampe žije všetko, čo súvisí so stretnutím. Všetko na jednom mieste, všetko v jednom nástroji - centralizované, organizované a navždy archivované.

V tomto príklade vám ukážem stretnutie z apríla 2016.

Basecamp na stretnutie v apríli 2016

V rámci tohto Basecampu sme povolili päť zo šiestich základných nástrojov Basecampu: Diskusné fórum, Chatový táborák, Úlohy, Plán a Dokumenty a súbory. Toto nám poskytuje všetko, čo potrebujeme, namiesto toho, aby sme na stretnutie museli používať päť samostatných produktov / nástrojov (e-mail pre veľké oznámenia, ktoré musí každý vidieť, Slack / Hipchat / Hangouts na rozhovor, nástroj na plánovanie kalendára, nejaký druh úloh) / list list na usporiadanie zodpovedností a práce, ktorá musí byť vykonaná pred / počas / po udalosti a Dropbox / GDrive / Box pre súbory a artefakty).

Ako používame jednotlivé nástroje v rámci programu „Apríl 2016 Meetup“

Fórum sa používa na oznamy pre celú spoločnosť pred stretnutím, počas neho a po ňom. Toto sú veci, ktoré chceme zabezpečiť, aby všetci videli / prijímali. Sú to úplné myšlienky, názory, návrhy, oznámenia, nápady. Vecné veci, veci, ktoré by mali stáť samy osebe, než aby ich šliapli iné rozhovory, ktoré ich vytlačia.

Správy, témy, komentáre - všetky organizované a postupné, aby udržali relevantné konverzácie pohromade

Táborák sa používa na spoločenské chatovanie. Ľudia rýchlo zdieľajú obrázky o tom, ako dlho sú bezpečnostné linky na O'Hare, ľudia vidia, či je niekto nablízku, aby spolu chodili do kancelárie, zdieľali hlúpy obraz Jamieho, ktorý robí hlúpe veci Jamie, atď.

Dlhé čakanie na letiskách v Chicagu

Rozvrh je miesto, kde usporiadame všetky večere, spoločenské udalosti, rozhovory a stretnutia. Takto každý vie, čo sa deje, keď. Ak chcete naplánovať diskusiu / reláciu, jednoducho ju vložte do rozvrhu a program Basecamp dá každému vedieť, že je tam. Chcete sa porozprávať o tom, ako sa všetci pijú po večeri? Komentovať priamo k udalosti a potom iba tí, ktorí sa zúčastnia, dostanú oznámenia a zúčastnia sa diskusie.

Každé sedenie, každé jedlo, každý výlet je naplánovaný tak, aby ho všetci videli a pripojili sa

Dokumenty a súbory sú držiteľmi artefaktov. V tomto prípade ich nebolo veľa, ale prepojili sme tabuľku Google, ktorá obsahovala informácie o lete a informácie o hoteloch, takže každý mohol zistiť, kto príde kedy (a ako). Tiež sme mali predbežný rozvrh ako textový dokument predtým, ako sme ho finalizovali v oficiálnom pláne (ako je uvedené vyššie). Fotky, ktoré ľudia zdieľajú, často zbierame a tiež ich usporiadame do priečinkov. A nakoniec, ak ľudia chcú zdieľať snímky alebo poznámky, často ich sem tiež zahodia.

Tentokrát tu nie je veľa, ale často sa tu ukladajú snímky / poznámky

Ak existuje nejaká práca, ktorú je potrebné urobiť pred stretnutím, počas neho alebo po ňom, urobíme nejaké úlohy. Tentokrát sme vytvorili tri skutočne krátke zoznamy - jeden pre veci, ktoré vyšli počas stretnutia, ktoré malo byť naplánované, jeden pre veci, ktoré sa majú zostaviť po hodinách, a jeden pre návrhy jedla. V minulosti sme mali zoznamy, v ktorých by sme mohli navrhnúť hosťujúcich rečníkov, usporiadať stravovanie a upratovanie a ubezpečiť sa, že máme dosť tričiek, ktoré by sme mohli obísť.

Len niekoľko rýchlych zoznamov, aby ste zostali usporiadaní

Jedno miesto, kam ísť, ukázať a vedieť

50 ľudí z 30+ miest, všetci sa schádzajú týždeň. Organizácia, poriadok a jasné očakávania sú pre jej stiahnutie rozhodujúce. Mať jediný Basecamp nastavený na správu všetkého - od komunikácie po plánovanie, priradenie práce k udržaniu každého v slučke - to robí rozdiel.

Máte nejaké otázky? Zaujíma vás, ako to robíme alebo čo? Zanechajte komentár nižšie a pokúsime sa odpovedať na všetko, čo vieme. Vďaka za prečítanie!

Chcete vedieť viac o tom, ako pracovať na diaľku? Napísali sme knihu na túto tému. Vyskúšajte REMOTE: Kancelária sa nevyžaduje. Máte udalosť na spustenie? Chcete zostať organizovaní a navyše? Vyskúšajte Basecamp 3 - môžete to vyskúšať zadarmo.