Vsepovsod smo nekako

Zakulisno: Kako organiziramo srečanja dvakrat na leto s polnimi podjetji

Smo večinoma oddaljeno podjetje. V 30 mestih po svetu imamo približno 50 ljudi. In čeprav smo večinoma po vsem ZDA, imamo tudi ljudi v Kanadi, Veliki Britaniji, Španiji, Nemčiji, Hong Kongu in Avstraliji.

To pomeni, da se ne vidimo zelo pogosto. Tako dvakrat letno - enkrat spomladi in enkrat jeseni - vsi poletimo na sedež v Chicagu na sestanek s polnimi podjetji. Srečanja trajajo cel teden, od ponedeljka do petka, nekateri pa se v četrtek začnejo odpravljati domov.

Sestanki so večinoma družabne narave, vendar se običajno pogovarjamo prvi dan. Nekateri delajo v skupinah, nekateri se samo družijo, nekateri se dogovorijo za gostujoče govorce - ljudje lahko izkoristijo teden, kolikor hočejo. Tu ni nobenih pričakovanj, kot da tukaj uživate v svojem času z vsemi.

Dve vrsti usklajevanja

Kot si lahko predstavljate, je lahko usklajevanje 50 ljudi v več kot 30 mestih za teden dni dogodek izziv. Obstajata dve vrsti usklajevanja: zasebno in javno.

Zasebno usklajevanje je večinoma 1: 1, kot so rezervacije letalskih hotelov in hoteli za vsako osebo. Nekaj ​​je tudi kuliso usklajevanja z gostinci in prodajalci. Velika zasluga je Andreji, vodji naše pisarne, ki je skrbela za skoraj vso zasebno usklajevanje. Vsem pomaga pri potovanjih, rezervacijah hotelov, načrtovanju obrokov in pri usklajevanju s kakršnimi koli zunanjimi prodajalci, da poskrbimo, da bo vse potekalo brez težav.

Javno usklajevanje bolj skrbi za to, da vsi vedo, kaj se dogaja med tednom. Tako kot načrtovanje pogovorov / sej, ohranjanje vseh v zanki, če se kaj spremeni, objavljanje med sestankom tudi družabno po urah, deljenje diapozitivov / zapiskov / vpogledov, splošno sprotno družabno klepetanje in zagotavljanje, da vsi uživajo v tednu kolikor toliko mogoče.

Verjetno ne preseneča, da uporabljamo Basecamp 3 za koordinacijo srečanja. Pojdimo v zakulisje in pokazal vam bom, kako to počnemo.

Basecamp 3 na sredini

Za vsako srečanje smo postavili nov Basecamp. To je naše skupno stališče. Vsi v podjetju imajo dostop do njega. Pred, med in po srečanju, vse življenje, povezano s srečevanjem, živi znotraj tega enega samega Basecampa. Vse na enem mestu, vse v enem orodju - centralizirano, organizirano in za vedno arhivirano.

V tem primeru vam bom prikazal srečanje iz aprila 2016.

Basecamp za srečanje aprila 2016

Znotraj tega Basecampa smo omogočili pet od šestih osnovnih jedrskih orodij Basecamp: sporočilo, klepetalni klepet, opravki, razpored in dokumenti ter datoteke. Tako dobimo vse, kar potrebujemo, ne pa da za izvedbo sestanka uporabimo pet ločenih izdelkov / orodij (e-poštna sporočila za velike objave, ki jih morajo vsi videti, Slack / Hipchat / Hangouts za klepet, orodje za načrtovanje koledarja za načrtovanje, nekakšno opravilo / seznam orodij za organizacijo odgovornosti in dela, ki ga je treba opraviti pred / med / po dogodku, in Dropbox / GDrive / Box za datoteke in artefakte).

Kako uporabljamo vsako orodje znotraj "April 2016 Meetup" Basecampa

Tabla za sporočila se uporablja za objave na celotnem podjetju pred, med in po sestanku. To so stvari, ki jih želimo zagotoviti, da vsi vidijo / prejmejo. So popolne misli, utrinki, predlogi, napovedi, ideje. Snovne stvari, stvari, ki bi morale biti samostojne, namesto da bi jih utajevali drugi pogovori, ki jih bodo odrinili.

Sporočila, teme, komentarji - vsi organizirani in nanizani, da se ohranijo ustrezni pogovori

Campfire se uporablja za družabno klepetanje. Ljudje hitro izmenjujejo slike, kako dolge so varnostne črte pri O'Hare, ljudje pa vidijo, če se še kdo sprehaja, da bi skupaj hodili v pisarno in si delili neumno sliko o tem, kako Jamie dela neumne stvari o Jamieju itd.

Dolgo čaka na letališčih v Chicagu

Na sporedu so vse večere, družabni dogodki, pogovori in seje. Tako vsi vedo, kaj se dogaja kdaj. Če želite načrtovati pogovor / sejo, ga preprosto položite na urnik in Basecamp bo vsem sporočil, da je tam. Bi radi razpravljali o tem, kako vsi pijejo pijačo po večerji? Komentirajte dogodek in nato bodo obvestila in sodelovali v razpravi le tisti, ki se jih bodo udeležili.

Vsako zasedanje, vsak obrok, vsak izlet je na sporedu, da si ga vsi ogledajo in se pridružijo

Dokumenti in datoteke hranijo artefakte. V tem primeru jih ni bilo veliko, vendar smo povezali Google Spreadsheet, ki je imel podatke o poletih in podatke o hotelih za vse, da bi vsak lahko ugotovil, kdo prihaja, kdaj (in kako). Predhodni urnik smo imeli tudi kot besedilni dokument, preden smo ga dokončno oblikovali v uradnem seznamu (kot je prikazano zgoraj). Pogosto bomo zbirali fotografije, ki jih ljudje delijo, in jih razvrstili tudi v mape. In nazadnje, če želijo ljudje deliti diapozitive ali beležke, jih pogosto spustijo tudi tukaj.

Tokrat ni veliko tukaj, vendar so diapozitivi / beležke pogosto shranjeni tukaj

Če obstaja kakšno delo, ki ga je treba opraviti pred, med ali po sestanku, bomo naredili nekaj opravkov. Tokrat smo sestavili tri resnično kratke sezname - enega za stvari, ki so se pojavile med sestankom, ki jih je bilo treba načrtovati, enega za stvari, ki so jih postavili po uri, in enega za predloge za hrano. V preteklosti smo imeli sezname, s katerimi bi predlagali gostujoče predavatelje, sestavili gostinske storitve in pospravili in poskrbeli, da bomo imeli dovolj majic.

Samo nekaj hitrih seznamov, da ostanete organizirani

En kraj, kam iti, pokazati in vedeti

50 ljudi iz 30+ mest, ki se skupaj srečujejo teden dni. Organizacija, red in jasna pričakovanja so ključnega pomena za njegovo odpravljanje. Vzpostavitev enotnega Basecampa, ki bi upravljal z vsem - od komunikacije do razporeda do dodelitve dela, da bi vsi ostali v zanki - je vsekakor pomembno.

Imate kakšna vprašanja? Radovedno, kako naredimo to ali ono? Spusti komentar spodaj in poskušali bomo odgovoriti na vse, kar lahko. Hvala za branje!

Želite izvedeti več o tem, kako delati na daljavo? Na to temo smo napisali knjigo. Oglejte si REMOTE: Pisarna ni potrebna. Se mora izvesti dogodek? Želite ostati organizirani in nad vsem? Oglejte si Basecamp 3 - lahko poskusite brezplačno.