Свуда смо негде

Иза кулиса: Како организујемо састанке целих компанија два пута годишње

Ми смо углавном удаљена компанија. Имамо око 50 људи распоређених у 30 градова широм света. И док се углавном бавимо широм САД-а, имамо и људе у Канади, Великој Британији, Шпанији, Немачкој, Хонг Конгу и Аустралији.

То значи да се не виђамо баш често. Дакле, два пута годишње - једном у пролеће и једном у јесен - летимо сви у наше седиште у Чикагу на састанак комплетних компанија. Састанци трају читаву седмицу, од понедељка до петка, али неки људи почињу да се крећу кући у четвртак.

Састанци су углавном друштвене природе, али обично разговарамо о послу првог дана. Неки раде у групама, неки се само друже, неки се договарају за гостујуће предаваче - људи могу да користе недељу како желе. Не постоје другачија очекивања осим уживања у овом времену са свима.

Две врсте координације

Као што можете замислити, координација 50 људи у 30 и више градова за недељни догађај може бити изазов. Постоје две врсте координације: приватна и јавна.

Приватна координација углавном је 1: 1 као што су резервације и хотели за сваку особу. Постоје и неке позадинске координације са угоститељима и продавцима. Главна заслуга је Андреа, нашег менаџера у уреду, за бригу о готово свим приватним координацијама. Она помаже свима у путовањима, резервацијама хотела, планирању оброка и координира с било којим вањским добављачима који су нам потребни како би све било како треба.

Јавна координација се више односи на то да сви знају шта се дешава током недеље. Ствари попут заказивања разговора / сесија, држања свих у петљи ако се нешто промени, објављивања саопштења током састанка такође друштвено после сати, дељења слајдова / белешки / увида, општег друштвеног ћаскања и обезбеђивања да сви уживају у недељи колико год могуће.

Вјероватно не чуди што користимо Басецамп 3 за координацију састанака. Идемо иза кулиса и показаћу вам како то радимо.

Басецамп 3 у средини

Поставили смо нови Басецамп за сваки сусрет. То је наша заједничка основа. Сви у компанији имају приступ томе. Пре, током и после сусрета, сви животи везани за упознавање унутар овог јединственог Басецампа. Све на једном месту, све у једном алату - централизовано, организовано и заувек архивирано.

У овом примеру приказаћу вам сусрет из априла 2016. године.

Басецамп за сусрет из априла 2016. године

Унутар овог Басецампа омогућили смо пет од шест основних алата Басецамп: Табла с порукама, Цхатфире цхат, То-дос, Распоред и Документи и датотеке. То нам даје све што је потребно, а не да користимо пет засебних производа / алата за покретање састанака (е-пошта за велике најаве које сви морају да виде, Слацк / Хипцхат / Хангоутс за ћаскање, алат за календар заказивања, нека врста посла / лист алата за организовање одговорности и посла који треба обавити пре / током / после догађаја и Дропбок / ГДриве / Бок за датотеке и артефакте).

Како користимо сваки алат унутар „Април 2016 Меетуп“ Басецампа

Табла за поруке користи се за најаве широм компаније пре, током и након састанка. То су ствари које желимо да будемо сигурни да сви виде / примају. То су комплетне мисли, парцеле, сугестије, најаве, идеје. Стварне ствари, ствари које треба да стоје саме, а не да га затрпавају други разговори који ће га одгурнути.

Поруке, теме, коментари - све је организовано и превезено како би се одржали релевантни разговори

Цампфире се користи за друштвено ћаскање. Људи брзо размењују слике колико су безбедносне линије у О'Харе, а људи виде да ли је још неко около како би заједно шетали до канцеларије, делили глупу слику о томе како Јамие ради глупе ствари о Јамиеју итд.

Дуго чекање на аеродромима у Чикагу

Распоред је место где се одвијају све вечере, друштвени догађаји, разговори и сесије. На овај начин сви знају шта се дешава када. Ако желите да закажете разговор / сесију, само га додајте на распоред и Басецамп ће обавестити све да је тамо. Желите да разговарамо о томе како сви пију након вечере? Коментирајте право на догађај и тада ће само они који ће присуствовати добити обавештења и учествовати у расправи.

Свака сесија, сваки оброк, сваки излет су у распореду како би сви видели и придружили се

Документи и датотеке чувају артефакте. У овом случају није било пуно, али повезали смо Гоогле прорачунску таблицу која је садржала податке о летовима и податке о хотелима како би сви могли сазнати ко долази када (и како). Такође смо имали прелиминарни распоред као текстуални документ пре него што смо га финализирали у службеном распореду (као што је горе приказано). Често ћемо прикупљати фотографије које људи деле и организовати у мапе. И на крају, ако људи желе да деле слајдове или белешке, често ће их и овде убацивати.

Овога пута није много овде, али слајдови / белешке се често чувају овде

Ако постоји неки посао који је потребно обавити пре, током или након састанка, направили бисмо неке задатке. Овог пута направили смо три заиста кратке листе - једна за ствари које су се појавиле током састанка које је требало заказати, једна за ствари које треба да се поставе после радног времена и једна за предлоге хране. У прошлости смо имали листе за сугестију гостујућих говорника, постројавање угоститељских објеката и чишћење и обезбеђивање довољно мајица за обилазак.

Само неколико брзих листа да останете организовани

Једно место за одлазак, показивање и знање

50 људи из 30+ градова, који се окупљају недељу дана. Организација, ред и јасна очекивања су од пресудног значаја за то. Имати јединствен Басецамп постављен да све то управља - од комуникације до заказивања до одређивања посла до задржавања свих у петљи - чини све разлике.

Имате ли неких питања? Интересантно како радимо ово или оно? Оставите коментар испод и покушаћемо да одговоримо на све што можемо. Хвала за читање!

Желите знати више о даљинском раду? Написали смо књигу о овој теми. Погледајте РЕМОТЕ: Канцеларија није обавезна. Морате да се покрене догађај? Желите да останете организовани и поврх свега? Погледајте Басецамп 3 - бесплатно је испробати.