พวกเราอยู่ทั่วทุกแห่ง

เบื้องหลัง: วิธีที่เราจัดการประชุมพบปะเต็ม บริษัท สองครั้งต่อปี

เราเป็น บริษัท ที่ห่างไกลเป็นส่วนใหญ่ เรามีคนประมาณ 50 คนกระจายอยู่ใน 30 เมืองทั่วโลก และในขณะที่เราส่วนใหญ่ตั้งอยู่ทั่วสหรัฐอเมริกาเรายังมีผู้คนในแคนาดาสหราชอาณาจักรสเปนเยอรมนีฮ่องกงและออสเตรเลีย

ซึ่งหมายความว่าเราไม่เห็นหน้ากันบ่อยนัก ดังนั้นปีละสองครั้ง - ครั้งเดียวในฤดูใบไม้ผลิและครั้งเดียวในฤดูใบไม้ร่วง - เราบินทุกคนเข้าไปในสำนักงานใหญ่ของเราในชิคาโกเพื่อพบ บริษัท เต็มรูปแบบ การพบกันครั้งล่าสุดเต็มสัปดาห์วันจันทร์ถึงวันศุกร์ แต่บางคนเริ่มกลับบ้านในวันพฤหัสบดี

การพบปะเป็นส่วนใหญ่สังคมในธรรมชาติ แต่เรามักจะพูดคุยธุรกิจในวันแรก บางคนทำงานเป็นกลุ่มบางคนเพิ่งออกไปเที่ยวบางคนจัดวิทยากรรับเชิญ - ผู้คนสามารถใช้สัปดาห์ได้ตามต้องการ ไม่มีความคาดหวังอื่นนอกจากเพลิดเพลินกับเวลาของคุณที่นี่กับทุกคน

การประสานงานสองประเภท

อย่างที่คุณสามารถจินตนาการได้การประสานงาน 50 คนใน 30 เมืองขึ้นไปสำหรับการจัดงานสัปดาห์ต่อสัปดาห์อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย การประสานงานมีสองประเภท: ส่วนตัวและสาธารณะ

การประสานงานส่วนตัวส่วนใหญ่เป็น 1: 1 เช่นการจองเที่ยวบินและโรงแรมสำหรับแต่ละคน นอกจากนี้ยังมีบางส่วนอยู่เบื้องหลังการประสานงานกับผู้ขายอาหารและผู้ขาย เครดิตสำคัญไปที่ Andrea ผู้จัดการสำนักงานของเราเพื่อดูแลการประสานงานส่วนตัวเกือบทั้งหมด เธอช่วยทุกคนในการเดินทางจองโรงแรมวางแผนอาหารและประสานงานกับผู้ขายภายนอกใด ๆ ที่เราต้องการเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น

การประสานงานสาธารณะเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นในระหว่างสัปดาห์ สิ่งต่าง ๆ เช่นการกำหนดตารางเวลาการพูดคุย / การประชุมทำให้ทุกคนอยู่ในวงเดียวหากมีอะไรเปลี่ยนแปลงการประกาศในระหว่างการพบปะกันหลังจากผ่านไปหลายชั่วโมงสังคมการแชร์สไลด์ / บันทึกย่อ / ข้อมูลเชิงลึก เป็นไปได้

ไม่น่าแปลกใจที่เราใช้ Basecamp 3 เพื่อประสานงานการพบปะ มาอยู่เบื้องหลังแล้วฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าเราทำได้อย่างไร

Basecamp 3 ตรงกลาง

เราตั้งค่า Basecamp ใหม่สำหรับทุกการพบปะ มันเป็นพื้นดินทั่วไปของเรา ทุกคนใน บริษัท สามารถเข้าถึงได้ ก่อนระหว่างและหลังการพบปะทุก ๆ ชีวิตที่เกี่ยวข้องกับการพบปะใน Basecamp เดียวนี้ ทั้งหมดในที่เดียวเครื่องมือทั้งหมดในที่เดียว - รวมศูนย์จัดระเบียบและเก็บถาวรตลอดกาล

ในตัวอย่างนี้ฉันจะแสดงการพบปะของคุณในเดือนเมษายน 2559

Basecamp สำหรับการพบปะในเดือนเมษายน 2559

ภายใน Basecamp นี้เราได้เปิดใช้งานเครื่องมือ Basecamp ห้าในหกหลัก: กระดานข้อความ, แคมป์ไฟแชท, สิ่งที่ต้องทำ, ตารางเวลาและเอกสารและไฟล์ สิ่งนี้ทำให้เราทุกอย่างที่เราต้องการแทนที่จะต้องใช้ผลิตภัณฑ์ / เครื่องมือแยกต่างหากห้าตัวในการเรียกใช้การพบปะ (อีเมลสำหรับการประกาศครั้งใหญ่ที่ทุกคนต้องดู Slack / Hipchat / Hangouts เพื่อแชทเครื่องมือปฏิทินสำหรับการจัดตารางเวลาสิ่งที่ต้องทำ เครื่องมือ / รายการเพื่อจัดระเบียบความรับผิดชอบและงานที่ต้องทำก่อน / ระหว่าง / หลังเหตุการณ์และ Dropbox / GDrive / Box สำหรับไฟล์และสิ่งประดิษฐ์)

วิธีที่เราใช้เครื่องมือแต่ละตัวใน Basecamp“ เดือนเมษายน 2559”

กระดานข้อความใช้สำหรับประกาศทั่ว บริษัท ทั้งก่อนระหว่างและหลังการพบปะ นี่คือสิ่งที่เราต้องการให้ทุกคนเห็น / รับ พวกเขาเป็นความคิดที่สมบูรณ์ป้ายโฆษณาข้อเสนอแนะการประกาศความคิด สิ่งที่เป็นสาระสำคัญสิ่งที่ควรยืนอยู่คนเดียวแทนที่จะถูกเหยียบย่ำจากการสนทนาอื่น ๆ ที่จะผลักดันมันออกไป

ข้อความหัวข้อความคิดเห็น - การจัดระเบียบและเธรดทั้งหมดเพื่อให้การสนทนาที่เกี่ยวข้องอยู่ด้วยกัน

แคมป์ไฟใช้สำหรับการพูดพล่อยกับสังคม ผู้คนแบ่งปันรูปภาพอย่างรวดเร็วว่าสายรักษาความปลอดภัยอยู่ที่ O’Hare หรือไม่ผู้คนจะเห็นว่ามีใครอีกไหมที่จะเดินไปด้วยกันที่สำนักงานแบ่งปันภาพที่โง่ ๆ ของ Jamie ที่ทำสิ่งที่โง่ ๆ ของ Jamie เป็นต้น

รอนานที่สนามบินชิคาโก

กำหนดการเป็นที่ที่เรานำเสนออาหารค่ำเหตุการณ์สังคมการเจรจาและการประชุมทั้งหมด วิธีนี้ทุกคนรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อ หากคุณต้องการกำหนดเวลาการพูดคุย / เซสชันเพียงแค่เปิดมันตามกำหนดเวลาและ Basecamp จะแจ้งให้ทุกคนทราบว่ามี ต้องการพูดคุยว่าทุกคนดื่มกันหลังอาหารเย็นได้อย่างไร แสดงความคิดเห็นในเหตุการณ์และจากนั้นเฉพาะผู้ที่จะเข้าร่วมจะได้รับการแจ้งเตือนและมีส่วนร่วมในการอภิปราย

ทุกเซสชั่นทุกมื้อทุกการออกนอกบ้านเป็นไปตามกำหนดเวลาเพื่อให้ทุกคนได้เห็นและเข้าร่วม

เอกสารและไฟล์มีสิ่งประดิษฐ์ ในกรณีนี้มีไม่มากนัก แต่เราได้เชื่อมโยง Google Spreadsheet ที่มีข้อมูลเที่ยวบินและข้อมูลโรงแรมของทุกคนเพื่อให้ทุกคนสามารถทราบได้ว่าใครเข้ามาเมื่อใด (และอย่างไร) เรายังมีตารางเวลาเบื้องต้นเป็นเอกสารข้อความก่อนที่เราจะสรุปในตารางเวลาอย่างเป็นทางการ (ดังที่แสดงด้านบน) เรามักจะรวบรวมรูปภาพที่ผู้คนแบ่งปันและจัดระเบียบไว้ในโฟลเดอร์เช่นกัน และสุดท้ายหากผู้คนต้องการแชร์สไลด์หรือโน้ตพวกเขาก็มักจะทิ้งมันไว้ที่นี่เช่นกัน

คราวนี้ไม่ค่อยมีอะไรมากนัก แต่สไลด์ / โน้ตมักถูกเก็บไว้ที่นี่

หากมีงานใดที่ต้องทำก่อนระหว่างหรือหลังการพบปะเราจะทำสิ่งที่ต้องทำ คราวนี้เราสร้างรายการสั้น ๆ สามรายการ - รายการหนึ่งสำหรับรายการที่เกิดขึ้นในระหว่างการพบปะที่ต้องกำหนดเวลาหนึ่งรายการสำหรับจัดทำรายการนอกเวลาทำการและอีกหนึ่งรายการสำหรับคำแนะนำด้านอาหาร ในอดีตเรามีรายการแนะนำลำโพงแขกจัดเลี้ยงและทำความสะอาดและทำให้แน่ใจว่าเรามีเสื้อยืดเพียงพอที่จะไปไหนมาไหน

รายการด่วนเพียงไม่กี่เพื่อจัดระเบียบ

ที่เดียวที่จะไปแสดงและรู้

50 คนจาก 30 เมืองทั่วโลกมารวมตัวกันเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ การจัดระเบียบลำดับและความคาดหวังที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญที่จะดึงมันออกมา การมี Basecamp เดียวตั้งค่าให้จัดการได้ทั้งหมด - จากการสื่อสารไปจนถึงการกำหนดเวลาไปจนถึงการมอบหมายงานให้กับทุกคนในวง - สร้างความแตกต่าง

มีคำถามไหม? อยากรู้ว่าเราจะทำสิ่งนี้ได้อย่างไร วางความคิดเห็นด้านล่างและเราจะพยายามตอบทุกสิ่งที่เราทำได้ ขอบคุณที่อ่าน!

ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานจากระยะไกลใช่ไหม เราเขียนหนังสือในหัวข้อ เช็คเอาต์ REMOTE: Office ไม่จำเป็น มีเหตุการณ์ที่จะเรียกใช้หรือไม่ ต้องการจัดการให้เป็นระเบียบและอยู่เหนือสิ่งอื่นใดหรือไม่ ลองใช้ Basecamp 3 ได้ฟรี