Kurumsal Seyahat Yönetimi: İş Seyahati Dünyasında Teknolojik Dönüşümün Sürümü

Kurumsal seyahat endüstrisi yavaş değişiyor. Her şey yolunda gittiğinde neden deney ve risk kayıpları? Boş zaman seyahati, geleneksel seyahat acentelerinden uzaklaştığı için tüketici rezervasyon araçları ve mobil ödemeleri benimseyerek hızla ilerlerken, iş seyahati yönetimi hala kararsızdır. Ama gezginlerin kendileri değil.

2020'de, bin yıl boyunca Amerikan işgücünün yüzde 50'sini oluşturacak. Bu kişiler, akıllı telefonlardaki kişisel seyahatlerini planlamak, harcamaları dijital olarak yönetmek ve yapay zekaya önemli analitik kararlarla güvenmek için kullanılıyordu, teknolojiyi hızla öğrendiler ve kucakladılar. Aynı şeyi işverenlerinden talep ediyorlar. Saber tarafından ankete katılan kurumsal gezginlerin yarısı, kuruluşlarının herhangi bir seyahat uygulaması önermediğini ve yaklaşık üçte birinin kendi tercih ettikleri çözümleri kullandığını söylüyor. Her ne kadar çalışanların çoğu iş gezileri sırasında ve acil durumlar için ofise başvurmak için mobil uygulamalar kullanıyor olsa da, şirketleri yolculuk boyunca bunları takip etme ve ihtiyaç durumunda yardım sağlama teknolojisine sahip değil.

Gezginlerin taleplerini karşılamak ve yeni davranışlarına uyum sağlamak için mevcut çözümler var. Bu çözümleri iki kategoriye ayırabilirsiniz:

  • Bağımsız yazılım satıcıları - seyahat masrafları yönetimi, rezervasyon, faturalama, destek panoları ve genel olarak kuruluşunuzun seyahat yönetimi sürecini otomatikleştiren self servis çözümler sunan şirketler
  • Seyahat yönetim organizasyonları - yukarıdakilerin tümünü sunan şirketler, ayrıca seyahat acentelerine erişim, danışmanlık, özel seyahat programı oluşturma ve daha fazlasını içeren hizmetler

Her ikisinin örnekleri için aşağıdaki resme bakın.

Sonunda şirketinizde seyahat yönetimini sürdürmek ve optimize etmek için, iş seyahatindeki bu önemli dijital trendlerle başlayın.

Tüketici uygulamalarından işletmeye kadar self servis

Mobil teknolojinin ve hızlı mobil İnternet'in yükselmesi, daha fazla bağlanabilirlik sağladı. Kahvemizi çizgiden önce sipariş etmek veya evden uçuş için check-in yapmak için uygulamaları kullanıyoruz. Gezginler de alışverişlerini çevrimiçi yapmak, bir güzergahı değiştirmek ve bir uygulama veya hatta bir chatbot yardımı ile rezervasyon yapmaktan emin. Ofiste bir kişiyi aramak yerine, özerklikten hoşlanırlar. Bu, iş amaçlı seyahat edenlerin bir şirket politikasından kaçmak ve seyahatleri sırasında bağımsız kalmak istedikleri anlamına gelmez. Aksine, seyahatlerinin bir kısmını kendileri kontrol etmek istiyorlar.

Kurumsal seyahat uygulaması Lola tam da bunu yapıyor. Çok seyahat eden insanlar için pürüzsüz, kişiselleştirilmiş seyahat planlaması sağlar ve konsiyerj ve müşterilerini bağlamak için ana ortam olarak sohbeti kullanır. Bu durumda seçim yapmak ve rezervasyon yapmak, bir acenteden bağımsız olarak farklı seçenekleri gözden geçiren bir gezgin içindir. Lola'nın kurucusu Paul English, “Kayak gibi bir tüketici şirketi kurduğumu sanıyordum ve sohbet etmek isteyen iş gezginleri olduğunu keşfettim. İkinci şey, sohbet, e-posta ve telefon için inşa ettiğimizi düşündüm. İnsanların neredeyse hiç telefonda konuşmak istemediklerini gördük. ”

Lola ile kişiselleştirilmiş seyahat planlama akışı

Hayır, seyahat yöneticileri ve seyahat yönetimi şirketlerinin rolü artık kullanılmıyor. Seyahat acenteleri ellerinde daha fazla zaman olduğunda yeni teknolojileri araştırabilir ve uygulayabilir, seyahat politikalarını güncelleyebilir, gezginlerin davranışlarını keşfetmek ve gelecekte kişiselleştirme uygulamak için analitik kullanabilirler. Ayrıca, bir çalışan sadece akıllı telefonunu kullanarak tüm seyahat sorunlarını çözemez. Bir seyahat müdürü, aksaklıklara yardımcı olmak ve ani değişiklikleri bildirmek için her zaman orada olacaktır.

Teknoloji ile bakım ve seyahat riski yönetimi

Bakım görevi, bir şirketin uzak bölgelerde çalışırken çalışanlarını korumak ve güvenlik sağlamak için ahlaki ve yasal bir yükümlülüğü olduğu anlamına gelen bir kavramdır. İş seyahatinde olanlar seyahatlerinde oldukça bağımsız kalmayı tercih ederken, birisinin sırtının olduğunu bilmeleri gerekir. Bakım görevlerini yerine getirmek için şirketler seyahat riski yönetimi çözümleri uyguluyorlar. Ancak bugün, bu önlemler sadece seyahat ederken seyahat için bir gezgin hazırlamakla, uzaktayken güvenlik ve izleme sağlamakla ilgilenmemektedir.

Son birkaç yılda seyahat etmek riskle güçlü bir şekilde ilişkilendirildi: düzenleme değişiklikleri, grevler, terörist saldırılar ve doğal afetler, bir iş seyahatinin zamanında varış noktasına ulaşmasını önlemekle kalmayıp aynı zamanda sağlık sunabilecek en büyük rahatsızlıklardan bazılarıdır. veya yaşam tehlikeleri. Gezginlerin yüzde 65'inin iş seyahati konusunda 12 ay öncesine göre daha fazla korkuya sahip olması sürpriz olmamalı. Yarısı iş seyahatlerine katılmama isteklerinin kariyerlerine zarar verebileceğinden endişe ediyor. Bu endişe verici rakamlar, etkili ve şeffaf bir risk politikasına sahip olmanın bir zorunluluk olduğunun bir başka kanıtıdır.

GBTA tarafından yapılan 2016 anketine göre, seyahat satın alan şirketlerin yüzde 72'sinin bir risk yönetimi stratejisi var. Yine de, görüşülen şirketlerin yüzde 28'inin yerleşik bir risk yönetim planı yoktur ya da çalışanlarının bir tane olup olmadığını bilmemektedir. Kuruluşların risk yönetimi süreçlerini kolaylaştırmak için iş seyahati teknolojisini nasıl kullanabileceğini ortaya çıkaralım.

Seyahat acenteleri ortaya çıkan riskler hakkında derhal bilgilendirilmeli ve belirlenen prosedürlere göre hızlı bir şekilde tepki göstermelidir. 4Site gibi seyahat yönetimi yazılımı, temsilcilerin her bir seyahatçiyle ilgili sürekli güncellenen bilgileri bir gösterge panosunda görmelerine ve sohbet hakkında gezginlerle iletişim kurarak değişiklikler hakkında bilgi vermelerine olanak tanır.

Seyahat acenteleri seyahat bilgilerini zaman çizelgesinde görebilir ve aksaklıkları uzaktan kontrol edebilir

Geçmişte yaşanan kesintiler ve riskler, kuruluşların gelecekteki tehlikeleri değerlendirmelerine yardımcı olacaktır. Daha sonra, verileri filtreleyebilir ve insanların kullanabileceği farklı departmanlara dağıtabilirsiniz. Hava veya havaalanı servisi hakkındaki bilgileri kullanarak, sistem olası aksaklıklara karşı uyarıda bulunabilir ve buna göre hareket edebilir. Bu ve veri biliminin seyahatteki diğer kullanım durumları hakkında daha fazla bilgiyi makalemizde bulabilirsiniz.

  • Üçüncü taraf gezginleri sizin adınıza koruyun

Bazen kuruluşlar bir şirket adına seyahat ederken yüklenicilere veya iş ortaklarına bakmalıdır. Bir izleme ve iletişim aracı oluşturarak, herhangi bir kişi için kolayca bir profil oluşturabilir ve durumlarını tıpkı çalışanınızmış gibi takip edebilirsiniz.

Etkin bir planınız olsa bile, kesintilerin olması durumunda çalışanlarınızı şirketin prosedürleri hakkında clueless bırakamazsınız. Basit bir uçuş gecikmesi veya ciddi bir engel olsun, bir gezgin birisinin sorunu ele aldığını ve terk edilmeyeceğini bilmelidir. Hem seyahat yöneticileri hem de seyahat eden çalışanlar için uygun bir iletişim platformu oluşturun ve bunları kullanmak için eğitildiklerini doğrulayın.

Güvenli ve rahat sanal ödemeleri kabul etme

Uber gibi hizmetler, müşterilerin bir uygulama aracılığıyla doğrudan ödeme yapmasına izin verdiğinde, insanlar hızla bir dokunuşla ödeme yapmaya alıştılar. Ancak kurumsal seyahat hala geride kalıyor. Neden? AirPlus tarafından yapılan anket ana nedeni - kredi kartları ve sanal ödeme seçenekleri arasındaki farklar hakkında bilgi eksikliği olarak adlandırıyor. Hızlı bir açıklama yapalım.

Apple Pay veya Samsung Pay gibi mobil cüzdanlar, temassız ödeme yapmak için yakın alan iletişimi (NFC) teknolojisini kullanır. Akıllı telefonunuzu veya giyilebilir cihazınızı, terminalin veya başka bir uyumlu cihazın yakınında tutun, bu da işlemi plastik kart kullanmakla aynı yapar. Mobil cüzdanlar, tüm sanal paranızı depolayabilir - kurumsal ve kişisel kartlar, her bir belirli satıcı için sağlanan sınırlı kullanım kartları, belirli bir limit, sadakat ve indirim puanları.

Tüm ödeme türleri için dikkate alınması gereken avantajlar vardır, ancak mobil ödemelerin kurumsal seyahat ve gider yönetimini nasıl dönüştürebildiğini görelim.

  • Risk ve sahtekarlığın önlenmesi

İnsanlar, kurumsal bir kredi kartının seyahatte kaybolması veya çalınması ve kişisel kartlarını iş için kullanması konusunda endişelenmek zorunda değildir. Bir kuruluşun bakış açısından, sanal para, kurumsal politikaların izlenmesini sağlamak için belirli olaylardan veya harcanan miktarlardan sonra sona eren sanal kart numaralarının (VCN'ler) oluşturulmasına izin verir. Bu, bir gezgin tarafından hırsızlığı, sahtekarlığı veya kötüye kullanımı önler.

  • İyileştirilmiş gider yönetimi ve raporlaması

Sanal ödemelerin kullanılması, aracıların birden fazla fatura ve veri kaynağı ile uğraşmak zorunda kalmadan tüm seyahat verilerini tek bir yerde tutmasına olanak tanır. Tüm giderler bir raporlama aracında gerçek zamanlı olarak görünür, GPS'e bağlanabilir ve çok daha karmaşık raporlar oluşturabilir. Bu, hem gezginlerin hem de acentaların zamanından tasarruf sağlarken gider yönetimini kolaylaştırır.

  • Üçüncü taraf seyahat edenler için ödeme

Bir şirket adına seyahat eden herkesin çalışanları olmayabilir veya kurumsal kredi kartı verilemez. Bu durumda, bir yönetici nadiren seyahat eden tüm yükleniciler veya çalışanlar için daha kolay ve risksiz bir sanal kart numarası oluşturabilir.

Sanal ödeme teknolojisi hem gezginlere hem de seyahat yöneticilerine fayda sağlar. Çalışanlar nakit para taşımak veya kendi paralarıyla ödeme yapmak zorunda kalmadan hızlı ve basit ödemeler yapabilirler. Yöneticiler daha doğru veriler ve basitleştirilmiş gider yönetimi alır.

Paylaşılan ekonomi oyuna katılıyor

Paylaşılan ekonomi işletmeleri toplum olarak hizmet alma ve sunma şeklimizi değiştiriyor. Birçok ABD'li yetişkinin (yüzde 66,3) bu yıl, ister binmek isteyin, ister onlardan bakkal alışverişi yapmasını isteyin ya da tatildeyken evcil hayvanla ilgilenen bir paylaşım ekonomisi hizmeti kullanması bekleniyor.

Son birkaç yılda, otel odası fiyatları kademeli olarak yükseldi ve 2018'de de artması bekleniyor. Daha önce ücretsiz olan hizmetler için ek ücretler ve ücretler, giderek artan sayıda Wi-Fi veya oda içi kasa için ücret alan rekor seviyelere ulaşıyor. Seyahat masraflarını azaltmak için şirketler alternatif konaklama seçenekleri aramaktadır. Tabii ki, Airbnb'den bahsediyoruz.

Programın 2015 yılında piyasaya sürülmesinden bu yana 250.000'den fazla şirket iş seyahati platformunu kullanıyor. Gezileri ve seyahat eden çalışanları yönetmek için son derece işlevsel bir gösterge panosu, gitgide işe hazır konaklama listesi ile hizmetin kurumsal seyahat girişimini hızlandırmasına yardımcı oldu. 24 saat check-in, kablosuz internet ve rahat bir çalışma alanı bulunan seçilmiş evlere, ev “iş için hazır” dendiğinde öncelik verilmektedir.

AirBnb İşletme raporlama panosu

Bu seçenekler, iş ve tatil amaçlı seyahatleri - bleisure - birleştirmeye yönelik son trendle uyumludur ve kontrol etmek için bleisure gezginlerini hedeflemeye adanmış bir makalemiz var. Arkadaş canlısı ev sahipleri ve uzun bir yolculuk sırasında ev gibi bir his ile birlikte, çalışanlar Netflix hesabından tamamen işlevsel bir mutfak alanına kadar çok daha geniş bir olanak setinin tadını çıkarabilirler. Kurumsal gezginler konferans salonunda uzun bir günün ardından yerel hissi gerçekten yaşayabilir ve uygun bir şekilde dinlenebilirler.

Uber ayrıca pahalı taksiler ve kiralık araçlara tercih edilen bir alternatif haline geliyor. Airbnb gibi, ulaşım devi de tüm kurumsal taşımacılığın tek bir yerde yönetilmesine yardımcı olmak, otelde veya havaalanında hazır olması için çalışanınız veya müşteriniz adına bir yolculuk talep etmek ve hatta ayarlarınızı özelleştirmek için bir etkinlik panosu sağlar. her çalışanın tercihleri.

Uber'de iş taşımacılığını yönetme

Uçuşlara gelince, ticari havayollarını atlama ve fiyatın bir kısmı için özel jetler kullanma seçenekleri bile var. SurfAir gibi abonelik tabanlı hizmetler, bir grup olarak seyahat ettiğinizde veya değerli bir müşteriyle buluştuğunuzda esnek ve rahat hava taşımacılığına olanak tanır.

Değeri artırmak ve maliyetleri düşürmek için makine öğrenmesinden faydalanmak

İş seyahati söz konusu olduğunda çok fazla tahmin edilebilirlik var. Geziler konferans tarihlerine sabittir, kalış süresi genellikle kısadır, kurumsal gezginler rahat uçak koltukları ve otel odaları söz konusu olduğunda benzer talep ve ihtiyaçlara sahiptir. Onlardan aldığınız tüm verileri toplar ve analiz ederseniz aynı kategorideki insanlar hakkında çok şey öğrenebilirsiniz. Ve bunu ne kadar iyi yaparsanız, gelecekteki yolcuların memnuniyeti de o kadar artar. Seyahatte veri biliminin çok sayıda uygulaması vardır ve iş seyahati söz konusu olduğunda, bir istisna yoktur.

Kısa süre önce Google Uçuşları, bir makine öğrenme algoritması kullanarak gecikmeleri tahmin etmeye başladı. Bu araç, kurumsal dünyada her türden yolcu için yararlı olsa da, bu tür kesintiler önemli finansal kayıplara neden olabilir ve derhal ve etkili bir şekilde ele alınmalıdır. Seyahat acenteleri, olası bir kargaşa hakkında uyarılmak suretiyle, programları ve seyahat ayrıntılarını ayarlayabilir, örneğin önemli bir müşteriyi havaalanında bekletmeden bir otel odası rezervasyonunu uzatabilir.

Google Uçuşları gecikme tahmini

Chatbotların patlaması, seyahat endüstrisinde özellikle öne çıktı ve insanların AI özellikli akıllı asistanları kullanarak stresli seyahat planlamasıyla başa çıkmalarına izin verdi. Bu tür teknolojiler geçmiş seçimlerinizden öğrenir ve daha fazla kullandıkça daha iyi önerilerde bulunur. Ayrıca, diğer tüm kullanıcılardan veri toplar ve bu da segmentlere ayırmaya ve daha hedefli seçenekler sunmaya yardımcı olur. Örneğin, seyahat asistanı Mezi her yolcunun canlı profillerini tutar ve kullanıcı davranışına bağlı olarak bunları otomatik olarak günceller. Bu, temsilcilerin daha kişiselleştirilmiş hizmetler sunmalarını sağlar. Bu konuyla ilgili makalemizde, seyahatteki müşteri kişiselleştirmesi hakkında daha fazla bilgi edinin.

AI özellikli Seyahat Kontrol Paneli, Mezi tarafından

Makine öğrenimi sadece gecikmeleri tahmin etmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda gelecekteki seyahat fiyatları hakkında da fikir verebilir. Geçmiş verileri analiz ederek algoritmalar, talebe, mevsimsel eğilimlere ve diğer faktörlere bağlı olarak uçuş ve otel fiyatlarındaki düşüşler veya artışlar hakkında doğru tahminler sağlar. Fareboom için AltexSoft'un oluşturduğu yazılım tabanlı bir yazılım, acentelerin günler, haftalar veya aylar önceden planlamasına ve zamandan ve paradan tasarruf etmesine olanak tanır.

Dijital uçurumun üstesinden gelmek

Günümüzde kurumsal seyahat, mevcut teknolojik ortamın çözülmesine yardımcı olabileceği sorunları çözmekle uğraşıyor. Konaklamalar, istikrarsız doğal ve politik ortamlar, gezginlerin talepleri için artan fiyatlar - tüm bu faktörler şirketlerin ve çalışanlarının iş yapma şeklini etkiler.

Buradaki temel paket, seyahat yöneticilerinin yerini almak ve iş seyahatini tamamen otomatikleştirmek için teknolojinin mevcut olmamasıdır. Aslında, acenteleri, kurumsal gezginler için risk ve stresi azaltmalarını sağlayan araçlarla güçlendirir. Hizmet ve araçların kullanılması, daha hızlı ve daha verimli çözümler getirerek stratejik ve analitik kararlar için zaman kazandırır.

Hikayeyi beğendiniz mi? Daha fazla insanın bulabilmesi için bizim için alkışlayın! Al Başlangıçta AltexSoft'un blogunda yayınlanan: “Kurumsal Seyahat Yönetimi: İş Dünyasında Teknolojik Dönüşümün Sürülmesi”

Bu hikaye, Medium'un en büyük girişimcilik yayını olan The Startup'da 299.352'den fazla kişi tarafından yayınlandı.

En iyi hikayelerimizi almak için abone olun.