Kurumsal Seyahat Yönetimi: İş Seyahat Dünyasında Teknolojik Dönüşümlerin Geliştirilmesi

Kurumsal seyahat endüstrisi değişmekte yavaş. Her şey yolunda giderse neden deneme ve risk kayıpları? Boş zaman yolculuğu, tüketici rezervasyon araçlarını ve mobil ödeme yöntemlerini benimseyerek hızlı bir şekilde ilerlerken, geleneksel seyahat acentelerinden uzaklaştığı için iş seyahati yönetimi hala tereddütlüdür. Ama gezginlerin kendileri değil.

2020'ye gelindiğinde, bin yıl Amerikan işgücünün yüzde 50'sini oluşturacak. Bu kişiler, akıllı telefonlara kişisel seyahatlerini planlamak, harcamaları dijital olarak yönetmek ve önemli analitik kararlarla AI'ya güvenmek, hızlıca öğrenmek ve teknolojiyi kullanmak için kullanılır. Ve aynı şeyi işverenlerinden talep ediyorlar. Sabre tarafından ankete katılan kurumsal gezginlerin yarısı, kuruluşlarının herhangi bir seyahat uygulaması kullanmayı önermediğini ve yaklaşık üçte birinin kendi tercih ettikleri çözümleri kullanarak sonuçlandığını söylüyor. Çalışanların çoğunluğu iş gezileri sırasında ve acil durumlarda ofise başvurmak için mobil uygulamalar kullanmasına rağmen, şirketleri yolculuk boyunca onları takip etme ve ihtiyaç halinde yardım sağlama teknolojisine sahip değildir.

Gezginlerin talebini ele almak ve yeni davranışlarına uyum sağlamak için mevcut çözümler var. Bu çözümleri iki kategoriye ayırabilirsiniz:

  • Bağımsız yazılım satıcıları - seyahat masraf yönetimi, rezervasyon, faturalama, gösterge tablolarını destekleme ve genel olarak kuruluşunuzun seyahat yönetimi sürecini otomatikleştirme için self servis çözümler sunan şirketler
  • Seyahat yönetimi organizasyonları - şirketler, yukarıda belirtilenlerin yanı sıra seyahat acentelerine erişim, danışmanlık, özel seyahat programı oluşturma ve daha fazlasını içeren hizmetler

Her ikisinin örnekleri için aşağıdaki resme bakın.

Sonunda şirketinizde seyahat yönetimini sürdürmek ve optimize etmek için, iş seyahatindeki bu önemli dijital trendlerle başlayın.

Tüketici uygulamalarından işletmeye kadar self servis

Mobil teknolojinin ve hızlı mobil İnternetin yükselişi, gelişmiş bağlantı için izin verdi. Kahvemizi hattan önce sipariş etmek veya evden uçuş için check-in yapmak için uygulamalar kullanıyoruz. Seyahat edenler de alışverişlerini çevrimiçi yapmaktan, güzergah değiştirmek ve bir uygulamanın ya da hatta bir sohbet aracının yardımıyla rezervasyon yapmaktan emin. Ofiste bir kişiyi aramak yerine özerkliğin tadını çıkarırlar. Bu, iş seyahatinde olanların şirket politikalarından kaçmak ve seyahatleri boyunca bağımsız kalmak istedikleri anlamına gelmez. Aksine, seyahatlerinin bir kısmını kendileri kontrol etmek istiyorlar.

Kurumsal seyahat uygulaması Lola tam da bunu yapıyor. Çok seyahat eden ve concierge ile müşterilerini birbirine bağlamak için ana ortam olarak sohbeti kullanan insanlara yumuşak, kişiselleştirilmiş gezi planlaması sağlar. Bu durumda, seçim ve rezervasyon yapmak, acenteden bağımsız olarak farklı seçenekleri değerlendiren bir yolcuya aittir. Lola'nın kurucusu Paul English, “Kayak gibi bir tüketici şirketi kurduğumu düşündüm ve sohbet etmek isteyen iş gezginleri olduğunu keşfettim. İkincisi, sohbet, e-posta ve telefon için oluşturduğumuzu sanıyordum. İnsanların neredeyse hiç telefonda konuşmak istemediklerini bulduk. ”

Lola ile kişiselleştirilmiş gezi planlaması akışı

Hayır, seyahat yöneticilerinin ve seyahat yönetim şirketlerinin rolü eski hale gelmedi. Seyahat acenteleri, ellerinde daha fazla zaman harcayarak yeni teknolojileri araştırabilir ve uygulayabilir, seyahat politikalarını güncelleyebilir, gezginlerin davranışlarını keşfetmek için analitiği kullanabilir ve gelecekte kişiselleştirme yapabilir. Ayrıca, bir çalışan tüm seyahat sorunlarını sadece akıllı telefonunu kullanarak çözemez. Bir seyahat müdürü, kesintilere yardımcı olmak ve ani değişiklikleri bildirmek için her zaman orada olacaktır.

Teknoloji ile bakım ve seyahat riski yönetimi

Bakım görevi, bir şirketin çalışanlarını korumak ve uzak bölgelerde çalışırken güvenlik sağlamak için ahlaki ve yasal bir zorunluluk olduğu anlamına gelen bir kavramdır. İş seyahatinde olanlar seyahatlerinde oldukça bağımsız kalmayı tercih ederken, birilerinin de sırtlarını aldığını bilmeleri gerekir. Bakım görevlerini yerine getirmek için şirketler seyahat riski yönetimi çözümleri uyguluyorlar. Bununla birlikte, bugün, bu önlemler yalnızca uzaktayken güvenlik ve izleme sağlamak yerine, eğitim yoluyla seyahat için bir gezgin hazırlamakla ilgilidir.

Geçtiğimiz birkaç yılda seyahat etmek, riskle güçlü bir şekilde ilişkilendirildi: düzenleme değişiklikleri, grevler, terör saldırıları ve doğal afetler, yalnızca bir iş yolcunun hedefine zamanında ulaşmasını engellememekle kalmayıp aynı zamanda sağlıklarını da sağlayabilen en büyük yıkıcılardan bazıları. veya hayat tehlikeleri. Gezginlerin yüzde 65'inin iş için seyahat etmekten 12 ay önce olduğundan daha fazla korkması sürpriz olmamalı. Yarısı, iş seyahatlerine devam etmedeki isteksizliklerinin kariyerlerine zarar verebileceğinden endişe ediyor. Bu endişe verici numaralar, etkili ve şeffaf bir risk politikasına sahip olmanın bir zorunluluk olduğunun daha doğrulanmasıdır.

GBTA'nın 2016 anketine göre, seyahat alan şirketlerin yüzde 72'sinin yerinde bir risk yönetimi stratejisi var. Yine de, görüşülen şirketlerin yüzde 28'inin belirlenmiş bir risk yönetim planı bulunmuyor veya çalışanları bir tane olup olmadığını bilmiyor. Kuruluşların risk yönetimi süreçlerini kolaylaştırmak için iş seyahati teknolojisini nasıl kullanabileceğini öğrenelim.

Seyahat acenteleri ortaya çıkan riskler hakkında derhal bilgilendirilmeli ve belirlenen prosedürlere göre hızlı bir şekilde tepki göstermelidir. 4Site gibi seyahat yönetimi yazılımı, aracıların her bir gezgin hakkında bilgileri kontrol panelinde sürekli güncellemelerini ve sohbetler sırasında gezginlerle iletişim kurmasını ve değişiklikleri hakkında bilgi almasını sağlar.

Seyahat acenteleri zaman çizelgesinde gezgin ayrıntılarını görebilir ve aksaklıkları uzaktan ele alabilir

Geçmişte kaydedilen aksaklıklar ve riskler, kurumların gelecekteki tehlikeleri değerlendirmelerine yardımcı olacaktır. Ardından, verileri insanların kullanabileceği farklı bölümlere filtreleyebilir ve dağıtabilirsiniz. Hava durumu veya havaalanı servisi hakkındaki bilgileri kullanarak, sistem olası aksaklıkları uyarabilir ve buna göre davranabilir. Bu ve seyahatte veri biliminin diğer kullanım durumları hakkında daha fazla bilgi edinin.

  • Üçüncü taraf gezginleri sizin adınıza koruyun

Bazen kuruluşların, bir şirket adına seyahat ederken yüklenicilere veya ortaklara bakmaları gerekir. Bir izleme ve iletişim aracı kurarak, bu kişiler için kolayca bir profil oluşturabilir ve durumlarını tıpkı çalışanlarınızmış gibi izleyebilirsiniz.

Etkili bir planınız olsa bile, bir kesinti halinde çalışanlarınızın şirketin prosedürleri hakkında ipucu veremezsiniz. Basit bir uçuş gecikmesi veya ciddi bir engel olabilirse, bir gezgin bir kişinin sorunu çözdüğünü ve terk edilmeyeceğini bilmelidir. Hem seyahat yöneticileri hem de seyahat çalışanları için uygun olacak bir iletişim platformu kurun ve onu kullanmak için eğitildiklerini doğrulayın.

Güvenli ve uygun sanal ödemeleri benimseyin

Uber gibi hizmetler, müşterilerin doğrudan bir uygulama aracılığıyla ödeme yapmalarına izin verdiğinde, insanlar hızlıca bir dokunuşla ödeme yapmaya alışmışlardı. Ancak kurumsal seyahat hala geride kalıyor. Niye ya? AirPlus tarafından yapılan ankette ana sebep - kredi kartları ve sanal ödeme seçenekleri arasındaki farklar hakkında bilgi eksikliği. Hızlı bir açıklama yapalım.

Apple Pay veya Samsung Pay gibi mobil cüzdanlar temassız ödeme yapmak için yakın alan iletişimi (NFC) teknolojisini kullanır. Akıllı telefonunuzu veya giyilebilir cihazınızı, işlemi plastik kart kullanmakla aynı kılan bir terminalin veya başka bir uyumlu cihazın yakınında tutun. Mobil cüzdanlar tüm sanal paralarınızı saklayabilir - kurumsal ve kişisel kartlar, belirli bir satıcı için verilen sınırlı kullanım kartları, belirli bir limit, sadakat ve indirim noktaları.

Her tür ödeme için göz önünde bulundurulması gereken avantajlar vardır, ancak mobil ödemelerin kurumsal seyahat ve gider yönetimini nasıl dönüştürebildiğini görelim.

  • Risk ve sahtekarlık önleme

İnsanlar seyahat sırasında kaybedilmiş veya çalınan ve kişisel kartlarını iş için kullanmaktan endişe duymazlar. Bir kuruluşun bakış açısından, sanal para, şirket politikalarının izlenmesini sağlamak için belirli olayların veya harcanan miktarların ardından sona erecek sanal kart numaralarının (VCN'ler) oluşturulmasına izin verir. Bu, bir gezgin tarafından hırsızlığı, dolandırıcılığı veya basitçe suiistimali önler.

  • Geliştirilmiş gider yönetimi ve raporlama

Sanal ödemeleri kullanmak, aracıların birden fazla fatura ve veri kaynağı ile uğraşmak zorunda kalmadan tüm seyahat verilerini bir yerde tutmasını sağlar. Tüm harcamalar gerçek zamanlı olarak bir raporlama aracında görünür, GPS ile bağlanabilir ve daha karmaşık raporlar oluşturabilir. Bu, hem seyahat edenlerin hem de acentelerin zamanını korurken masraf yönetimini kolaylaştırır.

  • Üçüncü taraf gezginler için ödeme yapmak

Bir şirket adına seyahat eden herkes çalışanı olmayacak veya kurumsal bir kredi kartı verilemez. Bu durumda, bir yönetici daha kolay ve riski olmadan, nadiren seyahat eden tüm yükleniciler veya çalışanlar için sanal bir kart numarası oluşturabilir.

Sanal ödeme teknolojisi hem gezginlere hem de seyahat yöneticilerine fayda sağlar. Çalışanlar nakit taşımak veya kendi paralarıyla ödeme yapmak zorunda kalmadan hızlı ve basit ödemeler yapabilir. Yöneticiler daha doğru veri ve basitleştirilmiş gider yönetimi alıyor.

Paylaşılan ekonomi oyuna katılıyor

Paylaşılan ekonomi şirketleri, toplum olarak alma ve hizmet verme biçimimizi değiştiriyor. ABD'li birçok yetişkinden (yüzde 66,3), bu yıl bir yolculuk istemek, birinden kendilerine bakkal alışveriş yapmalarını istemek veya tatildeyken evcil hayvan bakımı yapmak isteyenlerin paylaşılan bir ekonomi servisi kullanması bekleniyor.

Son birkaç yılda, otel odası fiyatları giderek artmıştır ve 2018'de de artması beklenmektedir. Eskiden ücretsiz olan hizmetler için ek ücretler ve ücretler de Wi-Fi veya oda içi kasa için giderek daha fazla sayıda otelle rekor seviyelere ulaşıyor. Seyahat masraflarını azaltmak için şirketler alternatif konaklama seçenekleri aramaktadır. Tabii ki, Airbnb hakkında konuşuyoruz.

Programın başlatılmasından bu yana 250.000'den fazla şirket, iş seyahatleri için platformunu 2015 yılında kullanmaya başladı. Büyüyen bir iş için hazır konaklama listesinin yanı sıra seyahatleri yönetmek ve seyahat eden çalışanları yönetmek için oldukça işlevsel bir gösterge panosu, hizmet seyahatinin kurumsal seyahat girişimini hızlandırmasına yardımcı oldu. 24 saatlik check-in, kablosuz internet ve rahat bir çalışma alanı bulunan seçkin evlere, “iş için hazır” bir ev denildiğinde öncelik verilmektedir.

AirBnb Business raporlama panosu

Bu seçenekler, iş ve tatil seyahatlerini bir araya getirme eğilimi ile uyumludur - bleisure - ve bleisure gezginleri hedef almanızı hedefleyen bütün bir makalemiz var. Çalışanlar güler yüzlü ev sahipleri ve uzun bir yolculuk boyunca ev gibi hissetmenin yanı sıra, Netflix hesabından tamamen işlevsel bir mutfağa kadar çok daha geniş bir yelpazedeki olanakların keyfini çıkarabilirler. Kurumsal gezginler, konferans salonundaki uzun bir günün ardından yerel hissi gerçekten yaşayabilir ve uygun bir şekilde dinlenebilir.

Über ayrıca pahalı taksilere ve kiralık araçlara tercih edilen bir alternatif haline geliyor. Airbnb gibi, nakliye devi de tüm kurumsal ulaşımın tek bir yerden yönetilmesine yardımcı olacak bir faaliyet panosu sağlar, çalışanınız veya müşteriniz adına otel veya havaalanında hazır olması için bir sürüş isteyin ve hatta ayarlarınızı göre özelleştirin Her çalışanın tercihleri.

Uber'de iş ulaşımını yönetme

Uçuşlar için, ticari havayollarını atlamanın ve fiyatın bir kısmı için özel jet kullanmanın bile seçenekleri var. SurfAir gibi abonelik tabanlı hizmetler, bir grup olarak seyahat ettiğinizde veya değerli bir müşteriyle görüşürken esnek ve rahat hava taşımacılığı sağlar.

Değeri arttırmak ve maliyetleri düşürmek için makine öğrenmesinden yararlanmak

İş seyahati konusunda çok fazla öngörülebilirlik var. Seyahatler konferans tarihlerine göre belirlenir, kalış süresi genellikle kısadır, kurumsal gezginler konforlu uçak koltukları ve otel odaları söz konusu olduğunda benzer taleplere ve ihtiyaçlara sahiptir. Onlardan aldığınız tüm verileri toplayıp analiz ediyorsanız, aynı kategorideki kişiler hakkında çok şey öğrenebilirsiniz. Bunu ne kadar iyi yaparsanız gelecekteki gezginler o kadar memnun olacaktır. Seyahatte çok sayıda veri bilimi uygulaması vardır ve iş seyahati söz konusu olduğunda istisna yoktur.

Son zamanlarda, Google Flights bir makine öğrenme algoritması kullanarak gecikmeleri tahmin etmeye başladı. Bu araç tüm yolcular için faydalı olsa da, kurumsal dünyada, bu tür aksaklıklar önemli maddi kayıplara neden olabilir ve derhal ve etkili bir şekilde ele alınmalıdır. Muhtemel kargaşa hakkında uyarılarak, seyahat acenteleri programları ve seyahat ayrıntılarını ayarlayabilir, örneğin bir havaalanında önemli bir müşteriyi bekletmeden otel odası rezervasyonunu uzatabilir.

Google Flights gecikme tahmini

Sohbet endüstrisinin patlaması özellikle seyahat endüstrisinde öne çıkmıştır ve bu da insanların AI etkin akıllı asistanlar kullanarak stresli seyahat planlaması yapmalarını sağlar. Bu tür teknolojiler geçmiş seçimlerinizden öğrenir ve onları kullandıkça daha iyi önerilerde bulunur. Ayrıca diğer tüm kullanıcılardan veri toplar ve bu da segmentlere ayırmaya ve daha fazla hedefli seçenek sunmaya yardımcı olur. Örneğin, seyahat asistanı Mezi, her yolcunun yaşam profillerini tutar ve kullanıcı davranışına bağlı olarak bunları otomatik olarak günceller. Bu, acentelere daha kişisel hizmetler sunmalarına izin verir. Bu konuyla ilgili olan makalemizdeki seyahatte müşteri kişiselleştirmesi hakkında daha fazla bilgi edinin.

Mezi tarafından AI özellikli Seyahat Paneli

Makine öğrenmesi sadece gecikmeleri öngörmekle kalmaz, aynı zamanda gelecekteki seyahat fiyatları hakkında fikir verebilir. Geçmiş verileri analiz ederek, algoritmalar talebe, mevsimsel eğilimlere ve diğer faktörlere bağlı olarak uçuş ve otel fiyatlarındaki düşüşler veya yükselmeler hakkında kesin tahminler sağlar. AltexSoft'un Fareboom için ürettiği gibi Analytics tabanlı bir yazılım, aracıların günleri, haftaları veya ayları önceden planlamalarını ve zamandan ve paradan tasarruf etmelerini sağlar.

Dijital bölünmenin üstesinden gelmek

Bugünlerde kurumsal seyahat, mevcut teknolojik ortamın çözülmesine yardımcı olabilecek sorunları çözmekte zorlanıyor. Konaklama, dengesiz doğal ve politik ortamlar, gezginlerin talepleri için artırılmış fiyatlar - tüm bu faktörler şirketlerin ve çalışanlarının iş yapma şeklini etkiler.

Buradaki ana paket, teknolojinin seyahat yöneticilerinin yerini almak ve tamamen iş seyahatini otomatikleştirmek için mevcut olmamasıdır. Aslında, acentelere, kurumsal gezginler için riski ve stresi azaltmalarını sağlayan araçlar sağlar. Hizmetlerin ve araçların kullanılması, stratejik ve analitik kararlar için zaman kazandırarak daha hızlı ve daha verimli çözümler getirecektir.

Hikayeyi beğendin mi? Bizim için alkışla, böylece daha fazla insan bulabilir!
Aslen AltexSoft’un blog’unda yayınlandı: “Kurumsal Seyahat Yönetimi: İş Seyahat Dünyasında Teknolojik Dönüşümün Geliştirilmesi”

Bu hikaye, Orta’nın en büyük girişimcilik yayını olan Startup’ta ve ardından 299.352+ insan tarafından yayımlandı.

En iyi hikayelerimizi buradan almak için abone olun.