Корпоративний менеджмент подорожей: рушійна технологічна трансформація у світі ділових подорожей

Індустрія корпоративних подорожей повільно змінюється. Навіщо експериментувати і ризикувати втратами, коли все працює добре? У той час як туристичні подорожі швидко рухаються вперед шляхом використання інструментів бронювання споживачів та мобільних платежів, оскільки вони віддаляються від традиційних туристичних агентств, управління діловими поїздками все ще вагається. Але не самі мандрівники.

До 2020 року тисячоліття становитимуть 50 відсотків американської робочої сили. Ці люди, звикли планувати свої особисті поїздки на смартфонах, керувати витратами в цифровому плані та довіряючи AI важливим аналітичним рішенням, швидко навчаються та застосовують технології. І цього вимагають від своїх роботодавців. Половина корпоративних мандрівників, обстежених Saber, кажуть, що їхні організації не пропонують користуватися будь-якими програмами для подорожей, і приблизно третина з них закінчує використання власних уподобаних рішень. Хоча більшість працівників використовують мобільні додатки для зв’язку з офісом під час відрядження та надзвичайних ситуацій, їхні компанії не мають технології відстежувати їх протягом усієї поїздки та надавати допомогу у разі потреби.

Існують існуючі рішення для задоволення попиту мандрівників та адаптації до їх нової поведінки. Ви можете розділити ці рішення на дві категорії:

  • Незалежні постачальники програмного забезпечення - компанії, що пропонують рішення для самообслуговування для управління витратами на поїздки, бронювання, виставлення рахунків, підтримку інформаційних панелей та автоматизацію загального процесу управління поїздками вашої організації.
  • Організації управління подорожами - компанії, що пропонують усе вищезазначене, а також послуги, що включають доступ до туристичних агентів, консультації, побудова спеціальної програми подорожей та інше

Дивіться зображення нижче для прикладів обох.

Щоб остаточно не відставати та оптимізувати управління подорожами у вашій корпорації, почніть з цих важливих цифрових тенденцій ділових поїздок.

Самообслуговування від споживчих додатків до бізнесу

Зростання мобільної технології та швидкого мобільного Інтернету дозволило розширити зв’язок. Ми використовуємо програми, щоб замовити нашу каву перед лінією або заїзд на рейс з дому. Мандрівники теж впевнені робити покупки в Інтернеті, змінюючи маршрут та бронюючи за допомогою програми чи навіть чат-бота. Замість того, щоб дзвонити людині в офіс, вони користуються самостійністю. Це не означає, що ділові мандрівники хочуть ухилятися від корпоративної політики та залишатися незалежними під час поїздок. Швидше, вони хотіли б самі контролювати деякі свої подорожі.

Додаток для корпоративних подорожей Lola робить саме це. Він забезпечує плавне, персоналізоване планування подорожей для людей, які багато подорожують та використовують чат як основний засіб для підключення консьєржа та клієнтів. Вибір та бронювання в цьому випадку покладається на подорожнього, який розглядає різні варіанти незалежно від агента. Пол Англійський, засновник Лоли, ділиться: «Я думав, що будую споживчу компанію, як Каяк, і виявив, що ділові мандрівники хочуть спілкуватися. Друга річ - це те, що я думав, що ми будуємо для чату, електронної пошти та телефону. Ми виявили, що люди майже ніколи не хочуть говорити по телефону ».

Персоналізований потік планування поїздки через Лолу

Ні, роль менеджерів подорожей та компаній, що займаються управлінням туризмом, не застаріла. Маючи більше часу, туристичні агенти можуть досліджувати та впроваджувати нові технології, оновлювати політику подорожей, використовувати аналітику для вивчення поведінки мандрівників та застосовувати персоналізацію в майбутньому. Крім того, працівник не може вирішити всі проблеми подорожі за допомогою свого смартфона. Менеджер подорожей завжди буде там, щоб допомогти з перебоями та повідомити про раптові зміни.

Обов’язок догляду та управління ризиками подорожей за допомогою технології

Обов'язок по догляду - це поняття, що означає, що компанія має морально-правовий обов'язок захищати своїх працівників та забезпечувати безпеку під час роботи у віддалених районах. Хоча ділові мандрівники вважають за краще залишатися досить незалежними у своїх поїздках, вони повинні знати, що хтось має спину. Для виконання своїх обов'язків з догляду компанії впроваджують рішення щодо управління ризиками подорожей. Однак сьогодні ці заходи стосуються лише підготовки мандрівника до поїздки через освіту, а не забезпечення безпеки та моніторингу під час перебування вдома.

Подорожі за останні кілька років були сильно пов’язані з ризиком: зміни в регулюванні, страйки, терористичні напади та стихійні лиха - одні з найбільших порушників, які можуть не тільки заважати діловому мандрівникові вчасно дістатися до місця призначення, але й можуть подати здоров'я або небезпеки для життя Це не повинно дивуватись тому, що 65 відсотків мандрівників бояться більше подорожувати в бізнесі, ніж 12 місяців тому. Половина з них хвилюється, що їх небажання їздити у відрядження може зашкодити їхній кар'єрі. Ці тривожні цифри є додатковим підтвердженням того, що необхідна ефективна та прозора політика щодо ризику.

Відповідно до опитування GBTA 2016 року, 72 відсотки компаній, які купують подорожі, мають стратегію управління ризиками. Тим не менш, 28 відсотків опитаних компаній або не мають встановленого плану управління ризиками, або їхні працівники не знають, чи є у них. Розкриємо, як організації можуть використовувати технологію ділових поїздок для впорядкування процесів управління ризиками.

Турагентам слід негайно повідомляти про будь-які виникаючі ризики та швидко реагувати відповідно до встановлених процедур. Програмне забезпечення для подорожей, наприклад 4Site, дозволяє агентам бачити постійно інформаційну інформацію про кожного мандрівника на інформаційній панелі та спілкуватися з мандрівниками у чаті, щоб інформувати про зміни.

Турагенти можуть бачити деталі подорожуючих на часовій шкалі та віддалено впорядковувати збої

Записані минулі перебої та ризики допоможуть організаціям оцінити небезпеку в майбутньому. Потім ви можете фільтрувати та поширювати дані в різні відділи, де люди можуть їх використовувати. Використовуючи інформацію про погоду або службу аеропорту, система може попередити про можливі збої та діяти відповідно. Дізнайтеся більше про цю та інші випадки використання наукових даних у подорожах у нашій статті.

  • Захистіть сторонніх мандрівників від свого імені

Іноді організації потрібно доглядати за підрядниками або партнерами, коли вони подорожують від імені компанії. Встановивши інструмент моніторингу та спілкування, ви зможете легко створити профіль для будь-якої такої людини та відстежити їх стан так само, як якщо б вони були вашими працівниками.

Навіть якщо у вас діє ефективний план, ви не можете залишати своїх співробітників незрозумілими щодо процедур компанії в разі порушення. Будь то проста затримка рейсу або серйозна перешкода, мандрівник повинен знати, що хтось вирішує проблему, і вони не будуть кинуті. Створіть комунікаційну платформу, яка була б зручною як для керівників подорожей, так і для подорожуючих, і підтвердьте, що вони навчені користуватися нею.

Використання безпечних та зручних віртуальних платежів

Коли такі послуги, як Uber, почали дозволяти клієнтам платити безпосередньо через додаток, люди швидко звикли платити пальцем. Однак корпоративні подорожі все ще відстають. Чому? Опитування AirPlus називає головну причину - відсутність знань про відмінності між кредитними картками та віртуальними варіантами оплати. Дамо коротке пояснення.

Для безконтактних платежів мобільні гаманці, такі як Apple Pay або Samsung Pay, використовують технологію поблизу польового зв'язку (NFC). Ви просто тримаєте смартфон або носійний пристрій біля терміналу або іншого сумісного пристрою, що робить процес майже таким же, як і використання пластикових карт. Мобільні гаманці можуть зберігати всі ваші віртуальні гроші - корпоративні та особисті картки, картки обмеженого користування, що надаються кожному конкретному постачальнику із певним лімітом, лояльністю та знижками.

Існують переваги для всіх видів платежів, але давайте подивимось, як мобільні платежі можуть трансформувати корпоративні поїздки та управління витратами.

  • Запобігання ризикам та шахрайству

Люди не повинні турбуватися про те, що корпоративна кредитна картка загубиться або вкрадеться у подорожах та використовує їх особисті картки для бізнесу. З точки зору організації, віртуальні гроші дозволяють створювати номери віртуальних карток (VCN), які закінчуються після конкретних подій або сум, витрачених на забезпечення дотримання корпоративної політики. Це запобігає крадіжці, шахрайству або просто нецільовому використанню мандрівника.

  • Покращене управління витратами та звітність

Використання віртуальних платежів також дозволяє агентам зберігати всі дані про подорожі в одному місці, не маючи справи з численними рахунками та джерелами даних. Усі витрати відображаються в інструменті звітності в режимі реального часу, можуть бути пов’язані з GPS та створювати набагато складніші звіти. Це впорядковує управління витратами, заощаджуючи час подорожей та агентів.

  • Оплата сторонніх мандрівників

Не всі люди, які подорожують від імені компанії, будуть її працівниками або їм може бути видана корпоративна кредитна картка. У цьому випадку менеджер може легше і без ризику створити віртуальний номер картки для всіх підрядників або працівників, які рідко їздять.

Віртуальна технологія оплати приносить користь і мандрівникам, і менеджерам подорожей. Співробітники можуть здійснювати швидкі та прості платежі без необхідності перевозити готівку чи платити власними грошима. Менеджери отримують більш точні дані та спрощене управління витратами.

Спільна економіка приєднується до гри

Бізнес спільної економіки трансформує те, як ми як суспільство отримуємо та надаємо послуги. Очікується, що в цьому році багато дорослих людей у ​​США (66,3 відсотка) користуються послугою економіки спільного використання, будь-ласка, для того, щоб подати заявку на поїздку, попросити когось зробити продуктовий шопінг для них або доглядати за домашнім улюбленцем у відпустці.

За останні кілька років ціни на готельні номери поступово зростали і, як очікується, зростуть і в 2018 році. Доплати та збори за послуги, які раніше були безкоштовними, також вражають рекордні показники, коли все більше готелів платять за Wi-Fi або сейф у номері. Щоб зменшити витрати на проїзд, компанії шукають альтернативні варіанти проживання. Звичайно, ми говоримо про Airbnb.

Понад 250 000 компаній використовували свою платформу для ділових поїздок з моменту запуску програми у 2015 році. Високофункціональна інформаційна панель для управління поїздками та подорожуючими працівниками разом зі зростаючим переліком готових для бізнесу приміщень допомогла сервісу зрости свою корпоративну ініціативу подорожей. Вибрані будинки з цілодобовою реєстрацією, бездротовим Інтернетом та зручним робочим місцем мають пріоритет, коли будинок вважається «готовим до бізнесу».

Інформаційна панель звітів AirBnb Business

Такі варіанти узгоджуються з недавньою тенденцією до поєднання ділових і дозвілля подорожей - безтурботного відпочинку - і у нас є ціла стаття, присвячена орієнтації на подорожуючих на дозвілля для вас. Поряд з доброзичливими господарями та домашнім почуттям під час тривалої поїздки, працівники можуть насолоджуватися набагато ширшим набором зручностей від облікового запису Netflix до повністю функціональної кухонної зони. Корпоративні мандрівники можуть по-справжньому відчути почуття місцевого життя та повноцінно відпочити після довгого дня в конференц-залі.

Uber також стає бажаною альтернативою дорогим таксі та прокатних автомобілів. Як і Airbnb, транспортний гігант пропонує інформаційну панель діяльності, яка допомагає керувати всіма корпоративними перевезеннями в одному місці, вимагає їзди від імені вашого працівника чи замовника, щоб він був готовий до готелю чи аеропорту і навіть налаштував свої налаштування відповідно до переваги кожного працівника.

Управління діловими перевезеннями в Uber

Що стосується рейсів, є навіть варіанти пропустити комерційні авіакомпанії та використовувати приватні літаки за частку ціни. Послуги на основі передплати, такі як SurfAir, дозволяють забезпечити гнучкі та зручні авіаперевезення, коли ви подорожуєте як група або зустрічаєтесь з цінним клієнтом.

Використання машинного навчання для збільшення вартості та зниження витрат

Існує багато передбачуваності, коли справа стосується ділових поїздок. Поїздки фіксуються на дати проведення конференцій, тривалість перебування зазвичай коротка, корпоративні мандрівники мають подібні вимоги та потреби, коли справа стосується зручних сидінь у літаку та номерів готелів. Ви можете дізнатися багато про людей з тієї ж категорії, якщо ви збираєте та аналізуєте всі дані, які отримуєте від них. І чим краще ви це зробите, тим задоволенішими будуть майбутні мандрівники. Існує чимало застосувань науки про дані в подорожах, і коли справа стосується ділових поїздок, не є винятком.

Нещодавно Google Flights почав передбачати затримки за допомогою алгоритму машинного навчання. Хоча цей інструмент буде корисним для всіх типів мандрівників, у корпоративному світі такі збої можуть спричинити значні фінансові втрати, і їх слід негайно та ефективно вирішувати. Повідомляючи про можливі потрясіння, туристичні агенти можуть коригувати розклад та детальну інформацію про поїздки, наприклад, продовжити бронювання номерів у готелі, не вимагаючи, щоб важливий клієнт чекав в аеропорту.

Прогноз затримки Google Flights

Бум чатів особливо помітний у туристичній галузі, що дозволяє людям боротися зі стресовим плануванням поїздок за допомогою інтелектуальних помічників з підтримкою AI. Такі технології вчаться з попереднього вибору та роблять кращі пропозиції, чим більше ви їх використовуєте. Вони також збирають дані від усіх інших користувачів, що допомагає сегментувати та надавати більш цільові варіанти. Наприклад, помічник подорожей Мезі зберігає живі профілі кожного мандрівника та автоматично оновлює їх залежно від поведінки користувача. Це дозволяє агентам надавати більш персоналізовані послуги. Дізнайтеся більше про персоналізацію клієнтів у подорожах у нашій статті, присвяченій цій темі.

Інформаційна панель подорожей з підтримкою AI від Mezi

Машинне навчання не тільки допомагає передбачити затримки, але також може дати розуміння майбутніх цін на проїзд. Аналізуючи історичні дані, алгоритми дають точні прогнози щодо падіння або сплеску цін на авіарейси та готелі в залежності від попиту, сезонних тенденцій та інших факторів. Програмне забезпечення на основі аналітики, як те, яке AltexSoft розробило для Fareboom, дозволяє агентам планувати дні, тижні чи місяці вперед і економити час і гроші.

Подолання цифрового розриву

В наші дні корпоративні подорожі борються з вирішенням проблем, які сучасний технологічний ландшафт може допомогти вирішити. Підвищені ціни на перебування, нестабільне природне та політичне середовище, вимоги мандрівників - всі ці фактори впливають на те, як компанії та їх співробітники ведуть бізнес.

Основний висновок тут полягає в тому, що не існує технології для заміни менеджерів подорожей та автоматизації бізнес-поїздок взагалі. Насправді він надає агентам інструменти, що дозволяють зменшити ризик та стрес для корпоративних мандрівників. Використання послуг та інструментів принесе швидші та ефективніші рішення, звільнить час для стратегічних та аналітичних рішень.

Сподобалась історія? Поплескайте за нами, щоб більше людей могли його знайти!
Спочатку опубліковано в блозі AltexSoft: "Корпоративне управління подорожами: рушійна технологічна трансформація у світі ділових подорожей"

Ця історія опублікована у найбільшому видавництві з питань підприємництва The Startup, серед якого 299 352 людей.

Підпишіться, щоб отримувати наші основні історії тут.