Chúng tôi ở khắp nơi

Đằng sau hậu trường: Cách chúng tôi tổ chức các cuộc họp toàn công ty hai lần một năm

Chúng tôi là một công ty chủ yếu ở xa. Chúng tôi có khoảng 50 người trải rộng trên 30 thành phố trên khắp thế giới. Và trong khi chúng tôi chủ yếu có trụ sở trên khắp Hoa Kỳ, chúng tôi cũng có người ở Canada, Anh, Tây Ban Nha, Đức, Hồng Kông và Úc.

Điều này có nghĩa là chúng tôi không gặp nhau thường xuyên. Vì vậy, hai lần một năm - một lần vào mùa xuân và một lần vào mùa thu - chúng tôi bay mọi người vào trụ sở của chúng tôi ở Chicago để gặp gỡ toàn công ty. Cuộc gặp gỡ kéo dài cả tuần, từ thứ Hai đến thứ Sáu, nhưng một số người bắt đầu về nhà vào thứ Năm.

Các cuộc gặp gỡ chủ yếu mang tính xã hội, nhưng chúng ta có xu hướng nói chuyện kinh doanh vào ngày đầu tiên. Một số người làm việc theo nhóm, một số người chỉ đi chơi, một số người sắp xếp cho khách mời - mọi người có thể sử dụng trong tuần theo ý muốn. Không có kỳ vọng nào khác ngoài việc tận hưởng thời gian của bạn ở đây với mọi người.

Hai loại phối hợp

Như bạn có thể tưởng tượng, việc điều phối 50 người trên 30 thành phố cho một sự kiện kéo dài một tuần có thể là một thách thức. Có hai loại phối hợp: tư nhân và công cộng.

Phối hợp riêng chủ yếu là 1: 1 như đặt chuyến bay và khách sạn cho mỗi người. Ngoài ra còn có một số phối hợp đằng sau hậu trường với các nhà cung cấp và nhà cung cấp. Tín dụng chính cho Andrea, người quản lý văn phòng của chúng tôi, vì đã chăm sóc gần như tất cả sự phối hợp riêng tư. Cô ấy giúp mọi người đi du lịch, đặt phòng khách sạn, lập kế hoạch bữa ăn và phối hợp với bất kỳ nhà cung cấp bên ngoài nào chúng tôi cần để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Sự phối hợp công khai là để đảm bảo mọi người đều biết những gì xảy ra trong tuần. Những thứ như lên lịch nói chuyện / phiên, giữ cho mọi người trong vòng lặp nếu có gì đó thay đổi, thông báo trong cuộc họp cũng sau giờ làm việc, chia sẻ slide / ghi chú / thông tin chi tiết, nói chuyện xã hội đang diễn ra và đảm bảo mọi người đều thích tuần khả thi.

Có lẽ không có gì ngạc nhiên khi chúng tôi sử dụng Basecamp 3 để điều phối cuộc gặp gỡ. Hãy để phía sau hậu trường và tôi sẽ chỉ cho bạn cách chúng tôi làm điều đó.

Basecamp 3 ở giữa

Chúng tôi thiết lập một Basecamp mới cho mỗi cuộc họp. Nó cộng đồng chung của chúng tôi. Mọi người trong công ty đều có quyền truy cập vào nó. Trước, trong và sau cuộc gặp gỡ, mọi thứ liên quan đến cuộc sống bên trong Basecamp duy nhất này. Tất cả ở một nơi, tất cả trong một công cụ - tập trung, có tổ chức và được lưu trữ mãi mãi.

Trong ví dụ này, tôi sẽ cho bạn thấy cuộc gặp gỡ tháng 4 năm 2016.

Basecamp cho cuộc họp tháng 4 năm 2016

Bên trong Basecamp này, chúng tôi đã kích hoạt năm trong số sáu công cụ Basecamp cốt lõi: Bảng tin, trò chuyện lửa trại, To-dos, Lịch biểu và Tài liệu & Tệp. Điều này mang lại cho chúng tôi mọi thứ chúng tôi cần thay vì phải sử dụng năm sản phẩm / công cụ riêng biệt để chạy cuộc họp (email cho các thông báo lớn mà mọi người phải xem, Slack / Hipchat / Hangouts để trò chuyện, công cụ lập lịch để lên lịch, một số việc cần làm / liệt kê công cụ để tổ chức các trách nhiệm và công việc cần hoàn thành trước / trong / sau sự kiện và Dropbox / GDrive / Box cho các tệp và tạo phẩm).

Cách chúng tôi sử dụng từng công cụ trong Basecamp tháng 4 năm 2016

Bảng tin được sử dụng cho các thông báo trên toàn công ty trước, trong và sau cuộc họp. Đây là những điều chúng tôi muốn đảm bảo mọi người đều nhìn thấy / nhận được. Họ là những suy nghĩ hoàn chỉnh, cao độ, đề xuất, thông báo, ý tưởng. Những thứ thuộc về bản chất, những thứ nên đứng một mình thay vì bị chà đạp bởi những cuộc trò chuyện khác mà màll sẽ đẩy nó đi.

Tin nhắn, chủ đề, bình luận - tất cả được tổ chức và xâu chuỗi để giữ các cuộc hội thoại có liên quan với nhau

Lửa trại được sử dụng để trò chuyện xã hội. Mọi người chia sẻ nhanh những bức ảnh về thời gian bảo mật tại O hèHare, mọi người nhìn thấy nếu có ai đó ở xung quanh để cùng nhau đi đến văn phòng, chia sẻ một bức ảnh ngớ ngẩn về Jamie làm những việc ngớ ngẩn của Jamie, v.v.

Chờ đợi lâu ở sân bay Chicago

Lịch trình là nơi chúng tôi bật tất cả các bữa tối, sự kiện xã hội, các cuộc nói chuyện và các phiên. Bằng cách này, mọi người đều biết những gì xảy ra khi. Nếu bạn muốn lên lịch một cuộc nói chuyện / phiên, chỉ cần đưa nó vào lịch trình và Basecamp sẽ cho mọi người biết nó ở đó. Bạn muốn thảo luận về cách mọi người cùng nhau uống nước sau bữa tối? Nhận xét ngay về sự kiện và sau đó chỉ những người sẽ tham dự mới nhận được thông báo và tham gia thảo luận.

Mỗi phiên, mỗi bữa ăn, mỗi buổi đi chơi đều có trong lịch trình để mọi người cùng xem và tham gia

Docs & Files chứa các vật phẩm. Trong trường hợp này có rất nhiều người, nhưng chúng tôi đã liên kết Bảng tính Google có thông tin về chuyến bay và thông tin khách sạn của mọi người để mọi người có thể biết ai sẽ đến khi nào (và bằng cách nào). Chúng tôi cũng đã có một lịch trình sơ bộ như một tài liệu văn bản trước khi chúng tôi hoàn thành nó trên Lịch trình chính thức (như được hiển thị ở trên). Chúng tôi thường thu thập những bức ảnh mà mọi người chia sẻ và sắp xếp chúng vào các thư mục. Và cuối cùng, nếu mọi người muốn chia sẻ các slide hoặc ghi chú, họ cũng sẽ thường xuyên thả chúng ở đây.

Không có nhiều ở đây trong khoảng thời gian này, nhưng các slide / ghi chú thường được lưu trữ ở đây

Nếu có bất kỳ công việc nào cần làm trước, trong hoặc sau cuộc họp, chúng tôi sẽ thực hiện một số To-dos. Lần này, chúng tôi đã lập ba danh sách thực sự ngắn - một cho những thứ xuất hiện trong cuộc họp phải được lên lịch, một cho những thứ để thiết lập sau giờ làm việc, và một cho những gợi ý về thực phẩm. Trước đây, chúng tôi có các danh sách gợi ý các vị khách mời, xếp hàng phục vụ và dọn dẹp, và đảm bảo chúng tôi có đủ áo phông để đi khắp nơi.

Chỉ cần một vài danh sách nhanh để giữ ngăn nắp

Một nơi để đi, hiển thị và biết

50 người từ hơn 30 thành phố, tất cả đến với nhau trong một tuần. Tổ chức, trật tự, và kỳ vọng rõ ràng là rất quan trọng để kéo nó đi. Có một Basecamp duy nhất được thiết lập để quản lý tất cả - từ giao tiếp đến lập lịch đến phân công công việc đến giữ mọi người trong vòng lặp - tạo nên sự khác biệt.

Có câu hỏi nào không? Tò mò làm thế nào chúng ta làm điều này hay điều đó? Thả bình luận bên dưới và chúng tôi sẽ cố gắng trả lời mọi thứ có thể. Cảm ơn vì đã đọc!

Bạn muốn biết thêm về cách làm việc từ xa? Chúng tôi đã viết một cuốn sách về chủ đề này. Kiểm tra NHỚ: Văn phòng không bắt buộc. Có một sự kiện để chạy? Bạn muốn giữ ngăn nắp và trên tất cả mọi thứ? Hãy xem Basecamp 3 - nó miễn phí để thử.