Quản lý du lịch doanh nghiệp: Thúc đẩy chuyển đổi công nghệ trong thế giới kinh doanh du lịch

Ngành công nghiệp du lịch chậm thay đổi. Tại sao thử nghiệm và rủi ro thua lỗ khi mọi thứ hoạt động tốt? Mặc dù du lịch giải trí đang nhanh chóng tiến lên bằng cách áp dụng các công cụ đặt phòng của người tiêu dùng và thanh toán di động, vì nó trôi xa khỏi các công ty du lịch truyền thống, quản lý du lịch kinh doanh vẫn còn do dự. Nhưng bản thân không phải du khách.

Đến năm 2020, millennials sẽ chiếm 50% lực lượng lao động Mỹ. Những người này, đã từng lên kế hoạch cho các chuyến đi cá nhân của họ trên điện thoại thông minh, quản lý chi phí kỹ thuật số và tin tưởng AI vào các quyết định phân tích quan trọng, nhanh chóng tìm hiểu và nắm bắt công nghệ. Và họ yêu cầu như vậy từ chủ lao động của họ. Một nửa số khách du lịch của công ty được Saber khảo sát cho biết các tổ chức của họ không đề nghị sử dụng bất kỳ ứng dụng du lịch nào và khoảng một phần ba trong số họ kết thúc bằng các giải pháp ưa thích của riêng họ. Mặc dù phần lớn nhân viên sử dụng các ứng dụng di động để liên lạc với văn phòng trong các chuyến công tác và trong trường hợp khẩn cấp, công ty của họ không có công nghệ để theo dõi họ trong suốt hành trình và cung cấp hỗ trợ trong trường hợp cần thiết.

Có những giải pháp hiện có để giải quyết nhu cầu của khách du lịch và điều chỉnh hành vi mới của họ. Bạn có thể chia các giải pháp này thành hai loại:

  • Các nhà cung cấp phần mềm độc lập - các công ty cung cấp giải pháp tự phục vụ để quản lý chi phí đi lại, đặt chỗ, lập hóa đơn, bảng điều khiển hỗ trợ và tự động hóa quy trình quản lý du lịch của tổ chức của bạn
  • Các tổ chức quản lý du lịch - các công ty, cung cấp tất cả các dịch vụ trên, cộng với các dịch vụ bao gồm quyền truy cập vào các đại lý du lịch, tư vấn, xây dựng chương trình du lịch tùy chỉnh, v.v.

Xem hình ảnh dưới đây cho các ví dụ của cả hai.

Để cuối cùng theo kịp và tối ưu hóa quản lý du lịch trong công ty của bạn, hãy bắt đầu với những xu hướng kỹ thuật số quan trọng này trong kinh doanh du lịch.

Tự phục vụ từ các ứng dụng tiêu dùng đến kinh doanh

Sự phát triển của công nghệ di động và Internet di động nhanh cho phép tăng cường kết nối. Chúng tôi sử dụng các ứng dụng để đặt hàng cà phê của chúng tôi trước dòng hoặc làm thủ tục cho chuyến bay từ nhà. Khách du lịch cũng tự tin với việc mua hàng trực tuyến, thay đổi hành trình và đặt chỗ với sự trợ giúp của ứng dụng hoặc thậm chí là một chatbot. Thay vì gọi một người trong văn phòng, họ thích tự chủ. Nó không có nghĩa là khách du lịch kinh doanh muốn trốn tránh một chính sách của công ty và độc lập trong các chuyến đi của họ. Thay vào đó, họ thích điều khiển một số chuyến đi của mình.

Ứng dụng du lịch công ty Lola làm điều đó. Nó cung cấp kế hoạch chuyến đi được cá nhân hóa, trơn tru cho những người đi du lịch nhiều và sử dụng trò chuyện làm phương tiện chính để kết nối với hướng dẫn viên và khách hàng của mình. Lựa chọn và đặt phòng trong trường hợp này tùy thuộc vào một khách du lịch xem xét các lựa chọn khác nhau độc lập với một đại lý. Paul English, một người sáng lập Lola, chia sẻ, tôi nghĩ rằng tôi đang xây dựng một công ty tiêu dùng như kayak và phát hiện ra đó là khách du lịch muốn trò chuyện. Điều thứ hai là tôi nghĩ rằng chúng tôi đang xây dựng để trò chuyện, email và điện thoại. Chúng tôi thấy rằng mọi người hầu như không bao giờ muốn nói chuyện trên điện thoại.

Luồng cá nhân lập kế hoạch chuyến đi qua Lola

Không, vai trò của các nhà quản lý du lịch và các công ty quản lý du lịch không phải là lỗi thời. Với nhiều thời gian hơn, các đại lý du lịch có thể nghiên cứu và triển khai các công nghệ mới, cập nhật chính sách du lịch, sử dụng phân tích để khám phá hành vi của khách du lịch và áp dụng cá nhân hóa trong tương lai. Ngoài ra, một nhân viên có thể giải quyết tất cả các vấn đề du lịch chỉ bằng điện thoại thông minh của mình. Một người quản lý du lịch sẽ luôn có mặt để giúp đỡ với sự gián đoạn và thông báo về những thay đổi đột ngột.

Nhiệm vụ chăm sóc và quản lý rủi ro du lịch thông qua công nghệ

Nghĩa vụ chăm sóc là một khái niệm có nghĩa là một công ty có nghĩa vụ đạo đức và pháp lý để bảo vệ nhân viên của mình và cung cấp sự an toàn trong khi họ làm việc ở vùng sâu vùng xa. Mặc dù khách du lịch kinh doanh thích độc lập khá nhiều trong các chuyến đi của họ, họ cần biết rằng ai đó có lưng. Để thực hiện nghĩa vụ chăm sóc của mình, các công ty đang thực hiện các giải pháp quản lý rủi ro du lịch. Tuy nhiên, ngày nay, các biện pháp này chỉ liên quan đến việc chuẩn bị một khách du lịch cho chuyến đi thông qua giáo dục, không cung cấp an ninh và giám sát trong khi họ đi xa.

Du lịch trong vài năm qua có liên quan mạnh mẽ đến rủi ro: thay đổi quy định, đình công, tấn công khủng bố và thiên tai là một trong những kẻ gây rối lớn nhất có thể không chỉ ngăn du khách kinh doanh đến đích đúng giờ mà còn có thể mang lại sức khỏe hoặc nguy hiểm đến tính mạng. Thật đáng ngạc nhiên khi 65% du khách có nỗi sợ liên quan đến việc đi công tác hơn 12 tháng trước. Một nửa trong số họ lo lắng rằng việc họ miễn cưỡng đi công tác có thể gây hại cho sự nghiệp của họ. Những con số đáng báo động này là xác nhận thêm rằng có một chính sách rủi ro hiệu quả và minh bạch là điều bắt buộc.

Theo khảo sát năm 2016 của GBTA, 72% các công ty mua du lịch có chiến lược quản lý rủi ro. Tuy nhiên, 28 phần trăm các công ty được phỏng vấn hoặc don don có một kế hoạch quản lý rủi ro đã được thiết lập hoặc nhân viên của họ don don biết họ có hay không. Hãy cùng khám phá cách các tổ chức có thể sử dụng công nghệ du lịch kinh doanh để hợp lý hóa các quy trình quản lý rủi ro.

Các đại lý du lịch nên được thông báo kịp thời về bất kỳ rủi ro mới nổi và phản ứng nhanh chóng theo các thủ tục được thiết lập. Phần mềm quản lý du lịch như 4Site cho phép các đại lý xem thông tin cập nhật liên tục về mỗi khách du lịch trên bảng điều khiển và liên lạc với khách du lịch trong một cuộc trò chuyện để thông báo về những thay đổi.

Đại lý du lịch có thể xem chi tiết khách du lịch trên dòng thời gian và xử lý gián đoạn từ xa

Ghi lại những gián đoạn và rủi ro trong quá khứ sẽ giúp các tổ chức đánh giá các mối nguy hiểm trong tương lai. Sau đó, bạn có thể lọc và phân phối dữ liệu đến các bộ phận khác nhau nơi mọi người có thể sử dụng dữ liệu đó. Sử dụng thông tin về thời tiết hoặc dịch vụ sân bay, hệ thống có thể cảnh báo về sự gián đoạn có thể xảy ra và hành động tương ứng. Tìm hiểu thêm về điều này và các trường hợp sử dụng khác của khoa học dữ liệu trong du lịch trong bài viết của chúng tôi.

  • Bảo vệ khách du lịch bên thứ ba thay mặt bạn

Đôi khi, các tổ chức cần chăm sóc các nhà thầu hoặc đối tác khi họ đi du lịch thay mặt cho công ty. Bằng cách thiết lập một công cụ giám sát và giao tiếp, bạn có thể dễ dàng tạo một hồ sơ cho bất kỳ người nào như vậy và theo dõi trạng thái của họ giống như họ là nhân viên của bạn.

Ngay cả khi bạn có một kế hoạch hiệu quả, bạn vẫn có thể khiến nhân viên của mình không biết gì về các thủ tục của công ty trong trường hợp bị gián đoạn. Có thể là một sự chậm trễ chuyến bay đơn giản hoặc một sự cản trở nghiêm trọng, một khách du lịch phải biết rằng ai đó đang xử lý vấn đề và họ đã thắng được bỏ rơi. Thiết lập một nền tảng giao tiếp thuận tiện cho cả người quản lý du lịch và nhân viên du lịch và xác nhận rằng họ được đào tạo để sử dụng nó.

Ôm thanh toán ảo an toàn và thuận tiện

Khi các dịch vụ như Uber bắt đầu cho phép khách hàng thanh toán trực tiếp qua một ứng dụng, mọi người nhanh chóng quen với việc thanh toán bằng một cú chạm ngón tay. Du lịch công ty, tuy nhiên, vẫn bị tụt lại phía sau. Tại sao? Cuộc khảo sát của AirPlus nêu lý do chính - sự thiếu hiểu biết về sự khác biệt giữa thẻ tín dụng và tùy chọn thanh toán ảo. Hãy để lời giải thích nhanh chóng.

Các ví di động như Apple Pay hoặc Samsung Pay sử dụng công nghệ giao tiếp trường gần (NFC) để thực hiện thanh toán không tiếp xúc. Bạn chỉ cần giữ điện thoại thông minh hoặc thiết bị đeo gần thiết bị đầu cuối hoặc thiết bị tương thích khác, điều này làm cho quá trình này khá giống với việc sử dụng thẻ nhựa. Ví di động có thể lưu trữ tất cả tiền ảo của bạn - thẻ công ty và cá nhân, thẻ sử dụng hạn chế được cung cấp cho mỗi nhà cung cấp cụ thể với một giới hạn, mức độ trung thành và điểm giảm giá cụ thể.

Có những lợi thế để xem xét cho tất cả các loại thanh toán, nhưng hãy để xem cách thanh toán di động có thể thay đổi quản lý chi phí và đi lại của công ty.

  • Rủi ro và phòng chống gian lận

Mọi người không phải lo lắng về việc thẻ tín dụng của công ty bị mất hoặc bị đánh cắp khi đi du lịch và sử dụng thẻ cá nhân của họ để kinh doanh. Từ góc độ tổ chức, tiền ảo cho phép tạo ra số thẻ ảo (VCN) hết hạn sau các sự kiện hoặc số tiền cụ thể được chi tiêu để đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty. Điều này ngăn chặn hành vi trộm cắp, gian lận hoặc đơn giản là lạm dụng bởi khách du lịch.

  • Cải thiện quản lý chi phí và báo cáo

Sử dụng thanh toán ảo cũng cho phép các đại lý giữ tất cả dữ liệu du lịch ở một nơi mà không phải xử lý nhiều hóa đơn và nguồn dữ liệu. Tất cả các chi phí xuất hiện trong một công cụ báo cáo theo thời gian thực, có thể được liên kết với GPS và tạo các báo cáo tinh vi hơn nhiều. Điều này hợp lý hóa việc quản lý chi phí trong khi tiết kiệm cả thời gian cho khách du lịch và đại lý.

  • Trả tiền cho khách du lịch bên thứ ba

Không phải tất cả những người đi du lịch trên một công ty thay mặt sẽ là nhân viên của công ty hoặc có thể được cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp. Trong trường hợp này, người quản lý có thể dễ dàng hơn và không có rủi ro tạo số thẻ ảo cho tất cả các nhà thầu hoặc nhân viên hiếm khi đi du lịch.

Công nghệ thanh toán ảo mang lại lợi ích cho cả khách du lịch và người quản lý du lịch. Nhân viên có thể thực hiện thanh toán nhanh chóng và đơn giản mà không cần phải mang theo tiền mặt hoặc thanh toán bằng tiền riêng của họ. Các nhà quản lý nhận được dữ liệu chính xác hơn và quản lý chi phí đơn giản hóa.

Kinh tế chia sẻ đang tham gia trò chơi

Các doanh nghiệp kinh tế chia sẻ đang thay đổi cách chúng ta như một xã hội tiếp nhận và cung cấp dịch vụ. Nhiều người trưởng thành ở Mỹ (66,3%) dự kiến ​​sẽ sử dụng dịch vụ chia sẻ kinh tế trong năm nay, có thể là để yêu cầu đi xe, nhờ ai đó đi mua sắm hàng hóa cho họ hoặc chăm sóc thú cưng khi đi nghỉ.

Trong vài năm qua, giá phòng khách sạn đã dần dần tăng cao hơn và dự kiến ​​sẽ tăng trong năm 2018. Các khoản phụ phí và phí cho các dịch vụ trước đây là miễn phí cũng đạt mức cao kỷ lục với ngày càng nhiều khách sạn tính phí Wi-Fi hoặc két an toàn trong phòng. Để giảm chi phí đi lại, các công ty đang tìm kiếm các lựa chọn chỗ ở thay thế. Tất nhiên, chúng tôi nói về Airbnb.

Hơn 250.000 công ty đã sử dụng nền tảng của nó cho việc đi công tác kể từ khi chương trình ra mắt năm 2015. Một bảng điều khiển có chức năng cao để quản lý các chuyến đi và nhân viên du lịch cùng với một danh sách ngày càng tăng của các doanh nghiệp sẵn sàng giúp dịch vụ tăng vọt sáng kiến ​​du lịch của công ty. Những ngôi nhà được lựa chọn cẩn thận với nhận phòng 24 giờ, Internet không dây và nơi làm việc thoải mái được ưu tiên khi xem xét một nhà sẵn sàng kinh doanh.

Bảng điều khiển báo cáo kinh doanh của AirBnb

Các tùy chọn như vậy phù hợp với xu hướng gần đây hướng tới kết hợp kinh doanh và du lịch giải trí - bleợi - và chúng tôi có cả một bài viết dành riêng cho việc nhắm mục tiêu khách du lịch bleợi để bạn kiểm tra. Cùng với chủ nhà thân thiện và cảm giác ấm cúng trong một chuyến đi dài, nhân viên có thể tận hưởng một bộ tiện ích rộng hơn nhiều từ tài khoản Netflix đến khu vực nhà bếp đầy đủ chức năng. Du khách công ty có thể thực sự trải nghiệm cảm giác địa phương và nghỉ ngơi hợp lý sau một ngày dài trong phòng hội nghị.

Uber cũng đang trở thành một lựa chọn thay thế ưa thích cho taxi đắt tiền và xe cho thuê. Giống như Airbnb, gã khổng lồ vận tải cung cấp bảng điều khiển hoạt động để giúp quản lý tất cả vận chuyển của công ty ở một nơi, yêu cầu một chuyến đi thay mặt nhân viên hoặc khách hàng của bạn để sẵn sàng tại khách sạn hoặc sân bay và thậm chí tùy chỉnh cài đặt của bạn theo sở thích của mỗi nhân viên.

Quản lý vận tải kinh doanh trên Uber

Đối với các chuyến bay, thậm chí có các tùy chọn để bỏ qua các hãng hàng không thương mại và sử dụng máy bay riêng cho một phần nhỏ của giá. Các dịch vụ dựa trên đăng ký như SurfAir cho phép vận chuyển hàng không linh hoạt và thuận tiện khi bạn đi theo nhóm hoặc gặp gỡ một khách hàng có giá trị.

Tận dụng học máy để tăng giá trị và giảm chi phí

Có rất nhiều dự đoán khi nói đến kinh doanh du lịch. Các chuyến đi được cố định vào ngày của hội nghị, thời gian lưu trú thường ngắn, khách du lịch công ty có nhu cầu và nhu cầu tương tự khi đến chỗ ngồi máy bay thoải mái và phòng khách sạn. Bạn có thể tìm hiểu rất nhiều về những người cùng loại nếu bạn thu thập và phân tích tất cả dữ liệu bạn nhận được từ họ. Và bạn càng làm tốt điều đó, khách du lịch trong tương lai sẽ càng hài lòng. Có rất nhiều ứng dụng của khoa học dữ liệu trong du lịch, và khi nói đến kinh doanh du lịch, không có ngoại lệ.

Gần đây, Google Chuyến bay bắt đầu dự đoán sự chậm trễ bằng thuật toán học máy. Mặc dù công cụ này sẽ hữu ích cho tất cả các loại khách du lịch, nhưng trong thế giới doanh nghiệp, sự gián đoạn như vậy có thể gây ra tổn thất tài chính đáng kể và cần được xử lý kịp thời và hiệu quả. Bằng cách được cảnh báo về tình trạng hỗn loạn có thể xảy ra, các đại lý du lịch có thể điều chỉnh lịch trình và chi tiết chuyến đi, ví dụ, mở rộng đặt phòng khách sạn mà không khiến khách hàng quan trọng phải chờ trong sân bay.

Dự đoán chậm chuyến bay của Google

Sự bùng nổ của chatbot đã đặc biệt nổi bật trong ngành du lịch, cho phép mọi người đối phó với kế hoạch chuyến đi căng thẳng bằng cách sử dụng trợ lý thông minh hỗ trợ AI. Những công nghệ như vậy học hỏi từ những lựa chọn trong quá khứ của bạn và đưa ra những gợi ý tốt hơn khi bạn sử dụng chúng nhiều hơn. Họ cũng thu thập dữ liệu từ tất cả người dùng khác, giúp phân khúc và cung cấp nhiều tùy chọn nhắm mục tiêu hơn. Ví dụ: trợ lý du lịch Mezi giữ hồ sơ sống của từng khách du lịch và tự động cập nhật chúng tùy thuộc vào hành vi của người dùng. Điều này cho phép các đại lý cung cấp các dịch vụ cá nhân hơn. Tìm hiểu thêm về cá nhân hóa khách hàng trong du lịch trong bài viết của chúng tôi dành riêng cho chủ đề đó.

Bảng điều khiển du lịch hỗ trợ AI của Mezi

Học máy không chỉ giúp dự đoán sự chậm trễ, nó còn có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về giá du lịch trong tương lai. Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử, các thuật toán cung cấp dự báo chính xác về việc giảm hoặc tăng giá vé máy bay và khách sạn tùy thuộc vào nhu cầu, xu hướng theo mùa và các yếu tố khác. Phần mềm dựa trên phân tích như phần mềm mà AltexSoft xây dựng cho Fareboom cho phép các đại lý lập kế hoạch ngày, tuần hoặc tháng trước và tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Vượt qua sự phân chia kỹ thuật số

Ngày nay, du lịch công ty đang vật lộn với việc giải quyết các vấn đề mà bối cảnh công nghệ hiện tại có thể giúp giải quyết. Giá tăng cho lưu trú, môi trường tự nhiên và chính trị không ổn định, nhu cầu của khách du lịch - tất cả những yếu tố này ảnh hưởng đến cách các công ty và nhân viên của họ làm kinh doanh.

Điểm nổi bật chính ở đây là công nghệ không tồn tại để thay thế các nhà quản lý du lịch và tự động hóa việc kinh doanh du lịch hoàn toàn. Trên thực tế, nó trao quyền cho các đại lý với các công cụ cho phép họ giảm thiểu rủi ro và căng thẳng cho khách du lịch công ty. Sử dụng các dịch vụ và công cụ sẽ mang lại giải pháp nhanh hơn và hiệu quả hơn, giải phóng thời gian cho các quyết định chiến lược và phân tích.

Thích câu chuyện? Vỗ tay cho chúng tôi để nhiều người có thể tìm thấy nó!
Được xuất bản lần đầu tại blog AltexSoftiến: Quản lý du lịch doanh nghiệp: Chuyển đổi công nghệ trong thế giới kinh doanh du lịch

Câu chuyện này được xuất bản trong The Startup, ấn phẩm doanh nhân lớn nhất Medium Medium, sau đó là hơn 299.352 người.

Đăng ký để nhận những câu chuyện hàng đầu của chúng tôi ở đây.